Versiebeheer

Met de versiebeheer van documenten in de DATAflor Constructiebestand zorgt ervoor dat er geen originele bestanden worden gewijzigd.

• Bij het toevoegen van bestanden aan het DATAflor De bijbehorende bestanden worden automatisch tegen schrijven beveiligd opgeslagen Dit wordt aangegeven door het symbool in de kolom Bewerkbaar getoond.
  
  
• Naast het tegen schrijven beveiligde originele bestand van het document, kan een willekeurig aantal verwerkingsstatussen van het bestand worden beheerd als zogenaamde versies (elk als afzonderlijke bestanden).
  
  
• Zowel de huidige versie als oudere, reeds opgeslagen versies kunnen als basis worden gebruikt voor het maken van een nieuwe versie.
  
  
• Een bestand dat nog niet in het DATAflor Bouwdossier is inbegrepen, kan als versie handmatig worden toegevoegd.
  
  
• Alle versies van het document en alle wijzigingen die in het logboek zijn aangebracht, worden weergegeven in het overzicht.

Elk bestand dat u in het DATAflor Het recordopbouwbestand is onmiddellijk tegen schrijven beveiligd, zodat het originele bestand niet kan worden gewijzigd. U kunt het bestand openen en bewerken in het gedefinieerde standaardprogramma, maar u kunt het niet in dezelfde directory opslaan onder dezelfde bestandsnaam.

Wilt u een bestand dat u wilt opslaan in het DATAflor Heeft u het bouwdossier opgeslagen en digitaal verwerkt, maak dan eerst een nieuwe versie van het document aan. Het originele bestand wordt gekopieerd en verdere verwerking vindt plaats in de kopie.

Toepassingsvoorbeeld: Aan het pdf-bestand van een digitaal ontvangen leveranciersfactuur moet een digitale ontvangststempel worden toegevoegd. Het originele bestand moet echter ongewijzigd blijven om te voldoen aan de vereisten van de GoBD.

Selecteer het document, klik met de rechtermuisknop om het contextmenu te openen en selecteer het item Maak een nieuwe versie of klik in het menu Dokumente in de groep Versie auf account aanmaken.


Het bestand (* .pdf, * .dwg, * .docx etc.) dat voor dit document op uw server is opgeslagen, wordt gekopieerd. De kopie wordt op de server in dezelfde directory opgeslagen.

Op het tabblad Dokumente wordt dit document in de kolom Versies beschikbaar het symbool weergegeven.

Om een ​​andere versie aan het document toe te kunnen voegen, moet eerst de laatste versie, zoals in sectie Bewaar versie beschreven, beveiligd.

Voor een document kunnen meerdere versies worden opgeslagen. Om de huidige versie van een document te bewerken, selecteert u het document op het tabblad Dokumente, open het contextmenu met de rechtermuisknop en selecteer de functie openen of klik in het menu Dokumente auf openen.


Het bestand behorende bij het document wordt geopend in het gedefinieerde standaardprogramma. Bewerk het bestand met de functies die beschikbaar zijn in het bewerkingsprogramma en selecteer de functie Opslaan.

• Het bewerkingsprogramma opent automatisch het dialoogvenster Opslaan als, slaat u het bewerkte bestand eerst op onder een willekeurige naam in een aparte map en voegt u het vervolgens toe aan het DATAflor Bouw het document zoals in sectie Voeg de versie handmatig toe handmatig toegevoegd als een versie.
• Zal de dialoog Opslaan als niet automatisch geopend, wordt het geopende bestand automatisch overschreven met de huidige verwerkingsstatus.

U kunt een overzicht van de versies van dit document krijgen door op te klikken Overzicht in het menu of door het tabblad te openen Versionen in zicht Details.


Als u documenten elektronisch verwerkt, bijvoorbeeld inkomende facturen die u in elektronische vorm hebt ontvangen, bent u volgens de GoBD verplicht om het ongewijzigde originele bestand te bewaren. De symbolen in de kolom gebruiken Versie het is duidelijk te zien wat de originele versie is en wat is de huidige versie? is.

Elk bestand dat u in het DATAflor Het recordopbouwbestand is onmiddellijk beveiligd tegen wijzigingen, dwz tegen schrijven beveiligd.

• U kunt het bestand openen en bewerken in het gedefinieerde standaardprogramma, maar u kunt het niet in dezelfde directory opslaan onder dezelfde bestandsnaam.
• Als u door wilt gaan met het bewerken van een opgeslagen document, maak het dan eerst aan zoals beschreven in sectie Maak een nieuwe versie beschreef een nieuwe versie van het document.
• Als u per ongeluk het originele bestand heeft bewerkt, kunt u het eerst onder een willekeurige naam in uw eigen directory opslaan en vervolgens in het DATAflor Bouw het document zoals in sectie Voeg de versie handmatig toe handmatig toevoegen als versie.

In de kolom Bewerkbaar staat op het symbool Het is te zien dat een document inclusief alle versies is opgeslagen.


De schrijfbeveiliging is in eerste instantie niet geactiveerd voor een nieuwe versie van een document, zodat u het document kunt bewerken. In de kolom Bewerkbaar dit is het symbool herkenbaar.

U activeert de schrijfbeveiliging voor een nieuwe versie van een document door het document te markeren, het contextmenu met de rechtermuisknop te openen en de functie te gebruiken Bewaar versie selecteer of in het menu Dokumente in de groep Versie auf beveiligen .

Voor elke versie wordt een apart bestand opgeslagen, dat op elk moment kan worden geopend in het gedefinieerde standaardprogramma. Als het bestand in het verwerkingsprogramma wordt gewijzigd, is alleen de functie beschikbaar Opslaan als beschikbaar omdat de opgeslagen versies alleen-lezen zijn. Sla het bewerkte bestand eerst op in een aparte map onder een willekeurige naam en voeg het vervolgens toe aan het DATAflor Bouw het document zoals in sectie Voeg de versie handmatig toe handmatig toegevoegd als een versie.

Met een dubbelklik op een versie-item in het Overzicht van de versies, de functie openen in het contextmenu met de rechtermuisknop en door het document te markeren en op te klikken openen in het menu Dokumente u kunt het bestand van elke versie openen in het gedefinieerde standaardprogramma.

Voor elk document kunt u een bestand hebben dat nog niet in het DATAflor Als het bouwbestand is opgeslagen, voeg het dan handmatig toe als versie:

• In sommige bewerkingsprogramma's (bijv.Adobe Acrobat Reader DC) wordt het dialoogvenster altijd geopend wanneer een bestand wordt opgeslagen Opslaan als Open. Dat betekent degenen in de DATAflor Constructiebestand opgeslagen versiebestand kan niet worden bijgewerkt met de nieuwe verwerkingsstatus. Bij deze programma's slaat u het bestand eerst op in een aparte directory onder een willekeurige naam en voegt u het vervolgens toe aan het DATAflor Voeg het bouwbestand handmatig als versie toe aan het document.
• Opgeslagen versies kunnen later worden bewerkt. Omdat het geopende bestand tegen schrijven is beveiligd, kan het niet worden overschreven met de huidige verwerkingsstatus. Sla het bestand ook in dit geval eerst op in een aparte directory en voeg het dan handmatig als versie toe aan het document.
• De afzonderlijke versies van een document kunnen bestaan ​​uit bestanden van verschillende bestandstypen, bijvoorbeeld verschillende conceptversies van tuinplanning als DWG-bestanden, gevolgd door het definitieve plan als pdf-bestand.

Selecteer het document, klik met de rechtermuisknop om het contextmenu te openen en selecteer de functie Voeg de versie handmatig toe.


Het dialoogvenster Windows-bestandsselectie wordt geopend. Selecteer het bestand en bevestig met [Openen]​ Dit bestand is nu de huidige versie van het document.

Het logboek laat voor elk document zien wanneer welke versie is aangemaakt, geopend en opgeslagen door welke medewerker en de documentinformatie van de huidige versie is bewerkt.

Selecteer het document en open het in het Overzicht van de versies het tabblad protocol.

Kwaliteitsstandaards voor Kantoorwerkzaamheden