Maak een document

Binnen de DATAflor U kunt de meeste in BUSINESS gegenereerd Bestandsafdrukken rechtstreeks en Maak documenten met andere applicaties, bijvoorbeeld met Microsoft Word of Microsoft Excel.

De meeste in BUSINESS U kunt gegenereerde afdrukken als documenten opslaan in het DATAflor Dien het bouwdossier in.

1. Stel hiervoor de optie in het afdrukmenu van de betreffende afdruk in Opnemen in bouwdossier actief .
   
   Voorbeeld: Menu van de aanbieding afdrukken
   
   
   
2. Na het afdrukken of verzenden als fax of e-mail, verschijnt het venster Maak een document Open.
   Bewaar de informatie die relevant is voor het document, inclusief over de classificatie van het document (documenttype, categorie) en, indien nodig, over het opnieuw indienen.
3. Bevestig uw invoer met [OK].
4. In het projectbeheer wordt het document de LV, object, project en de klant en in de adresbeheerder wordt het adres van de klant en het adres van de gebruiker die is aangemeld bij het afdrukken, op het tabblad Dokumente weergegeven.
   
   Voorbeeld: Weergave van de cursus in het projectbeheer
   

Binnen de DATAflor U kunt constructiebestanden maken met behulp van andere applicaties (bijv.Microsoft Word, Microsoft Excel).

1. Open eerst het gewenste programmagebied (bijv. Adresbeheerder, projectbeheer) en markeer de vermelding in de directorystructuur waarvoor u een nieuw document wilt aanmaken.
2. Open vervolgens het tabblad Dokumente en klik in het menu Nieuw.
3. Selecteer in het dialoogvenster Maak een document eine Indiening met elk bestandstype.

   In de Sjabloonbeheer U beschikt over talrijke functies, bijv. Nieuwe sjablonen maken, bestaande sjablonen importeren, sjablonen in categorieën beheren, enz.

   

   De sjablonen kunnen worden opgeslagen in een Favoriten-Compileer lijst. Klik hiervoor met de rechtermuisknop op een sjabloon en Toevoegen aan favorieten. De favorieten worden altijd bovenaan de boom weergegeven en zijn daardoor snel toegankelijk.
   

4. Bewaar op de tabbladen Document en Details de nodige informatie over het document (zie Document informatie).
5. Klik op [OK] het document wordt geopend voor bewerking. De juiste software voor bewerking wordt herkend op basis van het gebruikte bestandstype.

   Ausnahme is hier de bestandsextensie * .MEMO. Hiermee creëer je een document in het constructiedossier zonder een dossier aan te maken. Deze documenten bevatten alleen documentinformatie.

6. Vanuit deze sjabloon wordt een gegenereerd document geopend. Breng indien nodig wijzigingen of aanvullingen aan in het document.
7. Nach dem Opslaan van het document wordt het document de LV, het object, het project en de klant in het projectbeheer en wordt het het adres van de klant in de adresbeheerder en het adres van de gebruiker die is aangemeld bij het afdrukken op het tabblad Dokumente weergegeven.

Als u een Word-document naar meerdere ontvangers tegelijk wilt sturen, kunt u de functie gebruiken mail merge gebruik. Met het standaard Word-sjabloon Seriële letterpunt een eenvoudige standaardbrief kan snel worden aangemaakt in de adresbeheerder.

Met de module DATAflor U kunt ook uw eigen Word-sjablonen gebruiken voor seriebrieven en het omslag- en onderblad en de seriebrief voor de ontvangers bewaren.

Een gedetailleerde beschrijving van de functie mail merge vindt u in het hoofdstuk Adresbeheer> Afdrukken> Standaardbrief in Word.

Document informatie
Het document archiveren