Bewerk taak

Er wordt automatisch een taak gemaakt voor elk bestand dat in de digitale inbox wordt geïmporteerd. In de taakweergave worden de taken die aan de aangemelde gebruiker zijn toegewezen, in een tabel weergegeven.

De tabel toont de volgende informatie voor elke taak om u te helpen bij het verwerken van de taak:

• kolom Postbus: Toont aan welke gebruiker of gebruikersgroep de betreffende taak is toegewezen
• kolom Workflow: geeft aan aan welke workflow de taak is toegewezen
• kolom Verwerkingsstap: geeft de verwerkingsstap aan van de workflow waarin de taak zich bevindt om te bepalen wat er voor de taak moet worden gedaan
• kolom Invoerbron: laat zien hoe het bestand is geïmporteerd in de digitale inbox
  • geïmporteerd door de gebruiker zelf via bestandsimport, via slepen en neerzetten of door scannen → het is het woord Gebruiker geschikt
  • Bestand is geïmporteerd via directorybewaking → de bronnaam van de directory waaruit het bestand is geïmporteerd, wordt weergegeven (u definieert de bronnaam van de gecontroleerde mappen in de instellingen)
  • Taak vet weergegeven: markeert een taak als "ongelezen"

Als er meer dan één taak in het taakoverzicht staat, kunt u op de volgende manieren tussen taken wisselen:

• Open in het taakoverzicht de taak die u wilt bewerken met een muisklik.
• De functies staan ​​in het menu Erste, voorgaand, volgende en Laatste beschikbaar om tussen taken te wisselen.
• U kunt ook de pijltjestoetsen op uw toetsenbord gebruiken om naar de vorige of volgende taak te gaan.

Standaard worden de taken die zijn toegewezen aan de huidige gebruiker weergegeven in het takenoverzicht. De taken kunnen op verschillende manieren aan een gebruiker worden toegewezen:

• Er wordt een bestand aangemaakt via het Directory-bewaking geïmporteerd. De taak die hiervoor wordt aangemaakt, wordt toegewezen aan de gebruiker of gebruikers van de gebruikersgroep die in de Workflow definitie in de verwerkingsstap Eingang is opgelost.
• De taken voor de bestanden die de gebruiker zelf moet uitvoeren via het Bestand importeren, Voor Drag & Drop of door een papieren document te digitaliseren via de Scan-interface in de digitale inbox.
• De gebruiker bevindt zich in het Workflow definitie toegewezen aan een verwerkingsstap of behoort tot een gebruikersgroep die is toegewezen aan een verwerkingsstap. De gebruiker krijgt de taken te zien die naar deze verwerkingsstap zijn doorgestuurd.
• Een taak kan worden gedelegeerd aan een andere gebruiker voor verwerking en wordt aan hem getoond in de taakweergave.

Over de functie Alle taken kunnen gebruikers met het gebruikersrecht Toon alle taken In het takenoverzicht kunt u ervoor kiezen om alle taken van alle gebruikers te zien of alleen uw eigen taken.

• In de kolom Postbus toont aan welke gebruiker of gebruikersgroep de betreffende taak is toegewezen.
• U kunt elk van de weergegeven taken namens andere gebruikers bewerken, doorsturen en delegeren.
• Door nogmaals te klikken Alle taken schakel terug naar het bekijken van uw eigen taken.
  

Als je een of meer taken hebt toegewezen gekregen, wordt dit aangegeven door een rode teller in het BUSINESSPictogram in uw Windows-systeemvak en in uw BUSINESS-Programma in het menu BUSINESS weergegeven in de oproep voor de digitale inbox.

De velden die in de gegevenstoewijzing / -invoer worden weergegeven, zijn afhankelijk van de workflow waaraan de taak is toegewezen. in het veld Workflow u kunt de taak aan een andere workflow toewijzen.

Voor de workflow Factuurontvangst er zijn twee verschillende vormen: Inkomende factuurbasis en Inkomende factuurgegevens. In de instellingen in het Workflow definitie fest.

Het tabblad DMS- elektronische bouwdossier wordt voor elke taak weergegeven. De velden zijn vooraf ingesteld met de gegevens die u in de instellingen heeft ingevoerd Bouwdossier voor de opdracht hebben vastgesteld. Alle gegevens kunnen voor elke taak afzonderlijk worden gewijzigd.

De volgende opties zijn beschikbaar voor het toewijzen en invoeren van gegevens:

• Om gegevens uit de bestandsweergave over te nemen, markeert u eerst het veld dat u wilt vullen, beweegt u de muis over de waarde die u wilt overnemen in de bestandsweergave (de waarde wordt weergegeven in de tooltip) en klikt u op de waarde . In de velden Document Nummer, Notizen en aanwijzing (van het document voor het bouwdossier) kan op deze manier worden gedaan terwijl u ingedrukt houdt CtrlSleutel om meerdere waarden na elkaar te accepteren.
• Over de functie In de werkbalk van de bestandsweergave kunt u de waarde selecteren die u naar het veld wilt overbrengen door een rechthoek te tekenen.
• U kunt de gewenste waarde natuurlijk ook met uw toetsenbord in het veld typen.

voorbeeld: LV-nummer uit de bestandsweergave door in het veld te klikken LV overnemen

De velden in de gegevenstoewijzing / invoer kunnen worden gemarkeerd met het volgende:

• Groene achtergrond: Het veld werd gevuld door de automatische veldherkenning van het programma.
• vetgedrukte grijze rand: het veld is verplicht en moet door de gebruiker worden ingevuld om de inkomende factuur te kunnen boeken.
• rood gemarkeerd: de ingevoerde waarde is niet toegestaan. Als u met de muis over het veld beweegt, laat de tooltip zien welke fout aanwezig is.
• vetgedrukte blauwe rand: dit veld is actief. In dit veld worden gegevens ingevoerd / geselecteerd.

De automatische veldherkenning van de digitale inbox leest de gegevens van het pdf-bestand van de taak en voert de herkende gegevens automatisch in de bijbehorende gegevensvelden in. De automatisch ingevulde gegevensvelden worden weergegeven met een groene achtergrond. Gegevens als adres, documentnummer, documentdatum, factuurbedrag etc. kunnen worden herkend.

Hoe wordt het adres bijvoorbeeld automatisch herkend?
De veldherkenning doorzoekt het pdf-bestand om te zien of een IBAN wordt herkend. Als er geen IBAN wordt herkend, wordt er naar een fiscaal nummer gezocht, vervolgens naar btw-nummer en als geen van deze gegevens wordt herkend, wordt er naar het klantnummer gezocht. Zodra een waarde is herkend, controleert het programma in welke van uw geregistreerde adressen deze waarde is opgeslagen. Als er een adres wordt gevonden, wordt dit automatisch ingevoerd in de digitale inbox.

Staat in de werkstroom Factuurontvangst na de verwerkingsstap: Boeking Een andere verwerkingsstap is gedefinieerd, bijvoorbeeld om een ​​medewerker te informeren over inkomende facturen die zijn ingevoerd, de gegevens kunnen niet worden gewijzigd nadat de factuur is geboekt, omdat deze al is gebruikt om de factuur op te slaan en te boeken. Alleen in het veld Notizen in het constructiebestand kunt u wijzigingen en aanvullingen aanbrengen op het bijbehorende document.

U kunt verschillende opmerkingen toevoegen aan het pdf-bestand dat in de weergave wordt weergegeven:

• - Markeer de tekst in kleur
• - Tekstveld toevoegen: de standaardinstellingen zijn beschikbaar in de programmaparameter 180.10.30 Tekst opmerkingen zijn gedefinieerd
• - "Stick on" de digitale Post-it
• - Digitale stempel toepassen: de digitale stempels zijn beschikbaar die zijn ingesteld in programmaparameter 180.10.20 Digitale stempel zijn gedefinieerd

Verwijder en bewerk opmerkingen

• Voordat u de taak doorstuurt naar de volgende verwerkingsstap, kunt u opmerkingen toevoegen met del verwijderen evenals wijzigingen via ongedaan maken en opnieuw uitvoeren.
  
  
• Als een taak met tekstmarkering, tekstveld en / of digitale stempel wordt doorgestuurd naar de volgende verwerkingsstap, kunnen deze opmerkingen door de volgende processor worden gemaakt niet verwijderd of gewijzigd. Ze worden permanent opgeslagen in het pdf-bestand. In uw DATAflor Constructiebestand, het pdf-bestand met de opmerkingen wordt opgeslagen als een versie van het document.
  
  
• Aangesloten digitale post-its kunnen in de volgende verwerkingsstap door de processor worden verwijderd en bewerkt.

Berichten voor de volgende editor kunnen voor elke taak in de feed worden ingevoerd. Bovendien wordt elke keer dat de verwerkingsstap verandert automatisch gelogd welke gebruiker de taak heeft doorgestuurd naar de volgende verwerkingsstap.

Open de feed door op te klikken aan de rechterkant van het scherm.
De gele markering geeft aan dat er handmatig vastgelegde berichten in de feed staan.


Typ uw bericht in het veld onderaan de feed en bevestig met Enter of door te klikken .


Door te klikken u kunt de feed weer sluiten.