Sla het bestand op in het constructiebestand
Beschrijving
Elk bestand dat aan de digitale inbox wordt toegevoegd, wordt eerst in uw database opgeslagen.
Word gered:
- het originele bestand - om te voldoen aan de vereisten van de GoBD
- het automatisch gegenereerde PDF-bestand wanneer een bestand wordt geïmporteerd dat niet in PDF-indeling is
- het pdf-bestand met een tekstlaag als er een pdf-bestand zonder tekstlaag wordt geïmporteerd
Het originele bestand en de automatisch gegenereerde bestanden die hierboven zijn vermeld, worden automatisch naar uw DATAflor Constructiebestand toegevoegd wanneer
- U voegt een of meer opmerkingen toe aan het pdf-bestand in de bestandsweergave
- stuur de taak door naar de volgende verwerkingsstap
In uw DATAflor Voor elk bestand wordt één document gemaakt. Het originele bestand en alle andere gemaakte en bewerkte bestanden worden aan het document toegevoegd als Versionen opgeslagen.
Het document (inclusief versies) wordt opgeslagen in uw DATAflor Het constructiebestand wordt weergegeven voor het adres dat is geselecteerd bij de gegevenstoewijzing / invoer, evenals voor de aangemelde gebruiker.
In de gegevenstoewijzing / invoer die u invoert op het tabblad DMS- elektronische bouwdossier de naam, de categorie, het documenttype, enz. De standaardwaarden zijn die u heeft ingevoerd in het instellingen bouwbestanden hebben gespecificeerd voor de voorlopige toewijzing.
opvolgen
De digitale inbox is de inbox waarin binnenkomende documenten worden weergegeven en verwerkt in het team volgens de gedefinieerde workflow. Het onderliggende verwerkingsprincipe is Inbox nul, dwz de taken worden onmiddellijk of binnen een bepaald tijdsinterval verwerkt (bijvoorbeeld tot het einde van de dag) en doorgegeven aan de persoon die verantwoordelijk is voor de volgende verwerkingsstap of voltooid.
Mocht u een taak op een later tijdstip willen uitvoeren, dan kunt u (of een andere medewerker) het taakdocument opsturen naar opvolgen wijs de taak toe en voltooi deze in de digitale inbox. Bij het document kunt u aangeven vanaf welke dag u (of de medewerker) het document in de follow-up ziet, en kunt u een aantekening invoeren.
Voorwaarde voor het aanmaken van een follow-up is dat het bestand of de bestanden van een taak al in het DATAflor Bouwdossiers zijn inbegrepen. In de sectie Beschrijving legt uit wanneer de bestanden van een taak aan het DATAflor Bouwdossiers zijn inbegrepen.
Om een vervolg aan te maken, selecteert u de taak in het taakoverzicht en kiest u de functie in het menu opvolgen.
De dialoog die bekend is uit het bouwdossier Bewerk document wordt geopend. Klik in de rij opvolgen en
- selecteer in de kolom an de gewenste gebruiker
- zet in de kolom am de datum vanaf wanneer het document in de follow-up moet worden weergegeven
- voer in het invoerveld in Opmerkingen / steekwoorden mogelijk een opmerking
- bevestig uw invoer met [OK]
