Inhoudsopgave
Het document archiveren
Beschrijving
In de DATAflor Bouwbestanden kunnen worden geïmporteerd, gescand en e-mails kunnen worden geïmporteerd.
Voor opslag in de DATAflor Alle bestanden kunnen worden geselecteerd en tekst, tabellen, afbeeldingen, CAD- of fotobestanden kunnen worden opgeslagen. Het is zelfs mogelijk om databases (Access of andere) op te slaan.
Wanneer u het geïmporteerde document opent met de rechtermuisknop of via het menu 
openengebruikt het programma het ingestelde bestandstype om de software te selecteren waarmee het document wordt geopend voor bewerking.
Importeer documenten
Documenten die beschikbaar zijn als externe bestanden, zijn toegankelijk via het dialoogvenster openen geselecteerd of door Drag & Drop in de DATAflor Bouwbestanden kunnen worden geïmporteerd.
Alle bestanden die u in het DATAflor Importconstructiedossiers worden gebruikt voor administratieve doeleinden weg van de plaats van herkomst, in de directory van uw Constructiebestand toegevoegd en hernoemd. Dit betekent dat alle documenten in uw bouwdossiers op één plek gebundeld zijn en het risico dat er per ongeluk iets verwijderd wordt verkleint.
Importeer bestand
- Klik in het menu Documenten op
. - Het dialoogvenster Windows-bestandsselectie wordt geopend. Selecteer het gewenste bestand of met Ctrl of Shift meerdere bestanden en bevestig met [Openen].
- De dialoog Maak een document wordt geopend. Deponeer het Document informatie van het geïmporteerde document (en).
- Bevestig uw invoer met [OK]. Het document staat op het tabblad Dokumente voor het geselecteerde item.
Importeer het bestand met slepen en neerzetten
- Selecteer het bestand in Windows Verkenner, op het bureaublad of in de bijlage bij een e-mail (of via Ctrl of Shift meerdere bestanden) die u wilt adopteren. Houd de muisknop ingedrukt en sleep deze naar het tabblad Dokumente en laat de muisknop los (neerzetten).
Als je de rechtermuisknop gebruikt voor slepen en neerzetten, verschijnt er een selectie of je de bestanden wilt verplaatsen of kopiëren.
- De dialoog Maak een document wordt geopend. Deponeer het Document informatie van het geïmporteerde document (en).
- Bevestig uw invoer met [OK]. Het document staat op het tabblad Dokumente voor het geselecteerde item.
Scan documenten
Met deze functie kunnen papieren documenten rechtstreeks naar het DATAflor Bouwdossiers zijn inbegrepen.
- Open eerst het gewenste programmagebied (bijv. Adresmanager of projectmanagement) en vervolgens het adres of de LV waaraan u het document wilt toevoegen.
- Selecteer vervolgens het tabblad Dokumente en klik in het menu Documenten> Maken> Scannen
. - Het raam Scan documenten wordt geopend.
- In de omgeving Beschikbare opties maak de instellingen voor het scanproces.
Als er meerdere scanners op uw computer zijn aangesloten, selecteert u onder Die het gewenste apparaat.
Kies de Resolutie, werkwijze en Formaat het te maken bestand.
Bei einer 300 DPI resolutie produceert een bestand met een goede A4-afdrukkwaliteit en een acceptabele bestandsgrootte.
Wordt automatisch op uw scanner Voor- en achterkant gescand, heb je verschillende opties Zijdes links en rechts zu entfernen:
- Activeer de optie Verwijder automatisch blanco pagina'som blanco pagina's te verwijderen terwijl u scant.
- Of u kunt de functie selecteren na het scanproces [Verwijder blanco pagina's]
- Of u kunt de pagina of meerdere pagina's selecteren met in het linker gebied Ctrl en druk op de knop del.
- Start het scanproces door op te klikken [Scannen].
Als het document uit meerdere pagina's bestaat, kunt u het bestandstype kiezen PDF scan de ene na de andere zodat er maar één PDFHet bestand is gemaakt. Nadat u de eerste pagina heeft gescand, plaatst u de volgende pagina op de scanner en klikt u op [Scan nog een pagina].
Het pdf-bestand kan ook worden bekeken met Windows Verkenner afbeeldingen toevoegen. Om dit te doen, sleept u het bestand (bmp,png,jpg,tif) vanuit het Windows Verkenner-venster naar het scannerdialoogvenster.
Eem dood order de zijkanten ook Wijzigen, sleep een pagina met ingedrukte linkermuisknop naar de nieuwe positie.
- Nadat u alle gewenste pagina's heeft gescand, bevestigt u de gescande pagina's met [OK] en deponeer het Document informatie van het geïmporteerde document.
Accepteer e-mails
Drag & Drop
De gemakkelijkste manier om ontvangen of verzonden e-mails over te zetten naar het DATAflor Bouw een bestand op door de e-mail (of meerdere e-mails met Ctrl of Shift) in Outlook en slepen en neerzetten op het tabblad Dokumente trekken.
Dan het dialoogvenster Maak een document weergegeven waarin u de Document informatie kan specificeren. Het onderwerp van de e-mail wordt automatisch opgeslagen als aanwijzing geaccepteerd. Het kan elk zijn bezorgservice, hier is logisch Postvak IN of Postvak UIT, om gestemd te worden.
tevens de Datum van verzending, De naam en het e-mailadres van de afzender worden weergegeven.
Over de zoekaanvraag en gebaseerd op Groep en filter u kunt snel opgeslagen e-mails terugvinden.
Net als e-mails kan het toebehoren een e-mail rechtstreeks in het DATAflor Dien het bouwdossier in. Om dit te doen, selecteert u eenvoudig de bijlagen in de e-mail en sleept u deze naar het tabblad Dokumente trekken.
CAD-tekening importeren
Voor elke gedrukte papieren versie van een CAD-plan kunt u de planstatus downloaden als document in het DATAflor Record bouwdossier.
De opname van een DWG-bestand in de DATAflor Bouwdossier is niet aan te bevelenomdat de bestanden afkomstig zijn van hun oorspronkelijke locatie uitknippen en verschoben zullen. Ingevoegde afbeeldingen en verwijzingen worden er echter niet mee verplaatst. Dit leidt vervolgens tot onjuiste voorstellingen.
Sla uw CAD-tekening op voor opname in het DATAflor Constructiebestand dus beter dan DWF-bestand. U kunt aan het einde van het project ook een definitieve planningsstatus opslaan als een Zip bestand in de DATAflor Dien het bouwdossier in.
Maak een DWF-bestand
Om een DWF-bestand te maken, selecteert u de lay-out die u in CAD wilt afdrukken, opent u het contextmenu met de rechtermuisknop en selecteert u het item plotten.
Selecteer in het plotdialoogvenster uit de lijst met plotternamen DWF6 ePlot.pc3 uit. Deze printer wordt standaard ingesteld bij elke CAD-installatie.
Klik in het plotvenster op [OK].
Stel in het volgende dialoogvenster het Plaats en filename stevig. Bevestig uw invoer met [Opslaan]. Het bestand is geplot.
Het DWF-bestand is nu opgeslagen. Voor opname in het DATAflor Ga verder zoals beschreven in hoofdstuk Importeer documenten VOR.
Maak een ZIP-bestand
Open de tekening in CAD en selecteer het item via de menubrowser Publiceer> eTransmit.
Bevestig eventueel een opslagvraag met [OK]. Het volgende dialoogvenster toont u alle inhoud van de tekening die kan worden geëxporteerd. U hoeft geen verdere instellingen te maken en kunt het dialoogvenster openen met [OK] bevestigen.
Kies de Plaats en een filename en bevestig de invoer met [Opslaan].
Het zip-bestand is nu opgeslagen. Voor opname in het DATAflor Ga verder zoals beschreven in hoofdstuk Importeer documenten VOR.