Inhoudsopgave
DATAflor DMS
Beschrijving
De DATAflor DMS is een in DATAflor BUSINESS Geïntegreerd documentbeheersysteem voor het opslaan en beheren van het in BUSINESS gegenereerde afdrukken evenals externe bestanden en e-mails. De volgende bestandstypen worden ondersteund: * .doc, * .jpg, * .bmp, * .tif, * .xls, * .txt, * .pdf, * .ppt. E-mails van Microsoft Outlook kunnen worden geïntegreerd en direct worden ingelezen via een werkstationscanner.
Het constructiedossier is beschikbaar binnen het projectmanagement, de adressen, de standaarddiensten, het apparaatbeheer en in de factuurbon.
| Programmagebied | Gebruik |
|---|---|
| Projectbeheer | - alle documenten, informatie en foto's van een bouwplaats - Documentatie van de voortgang van de bouw, protocollen, brieven - Documenten kunnen ook worden toegewezen aan speciale hiërarchische niveaus en posities |
| Adressen | alle documenten die u nodig heeft voor een klant- of werknemersgesprek |
| Standaard services | Installatie-instructies, productbeschrijvingen, afbeeldingen |
| device management | Gebruiksaanwijzing, TÜV-rapporten, reparatiedocumenten |
| Factuurontvangst | Ontvangen PDF-bestand of scan product van de ontvangen factuurafdruk |
De toewijzing van de documenten aan in BUSINESS gegenereerde afdrukken worden automatisch uitgevoerd. Bovendien worden de trefwoorden (metadata: maker, documenttype en nummer, datum, project en LV-nummer, ...) automatisch ingevuld door de software.
Op het tabblad Dokumente de documenten die zijn opgeslagen voor het geselecteerde of geopende project / LV / positie / adres / apparaat / inkomende factuur worden weergegeven. Hierdoor heeft iedereen die bij het project betrokken is snel toegang tot de relevante informatie.
voorbeeld: Bouwdossier van een bouwplaats
Door alle trefwoorden te doorzoeken, worden documenten gevonden waarvan u de toewijzing niet meer kent. Door de automatische indexering van tekstdocumenten kan ook via de inhoud van bestanden worden gezocht.
Het versiebeheer van documenten beheert verschillende verwerkingsstatussen en behoudt het ongewijzigde origineel.
Elk opgeslagen document kan een herinneringsdatum krijgen en aan u of een collega worden toegewezen. Het permanent opvragen van de herindiening maakt gestructureerd werken mogelijk. De aansluiting van de opvolger op de Microsoft Outlook-taken maakt toegang tot informatie ook op mobiele apparaten (iPhone, etc.) mogelijk.
Om met de documenten in het constructiedossier te kunnen werken, heeft elke gebruiker van het constructiedossier onbeperkte toegang nodig tot de dossiers die bij de documenten in het netwerk horen. Als u de leesbaarheid van de bestanden behorende bij de documenten in het constructiedossier in het bestandssysteem van uw netwerk niet wilt toestaan, kunt u deze bestanden versleuteld opslaan. Dit betekent dat alle bestanden van het constructiebestand automatisch worden versleuteld en alleen van DATAflor BUSINESS kan worden geopend. De bestandsnaam en het bestandstype zijn gecodeerd in het bestandssysteem van het netwerk, zodat de bestanden niet kunnen worden gedecodeerd met DATAflor BUSINESS zijn niet leesbaar.
Tips voor de opbouw van uw constructiedossier
Met deze tips willen wij u ondersteunen bij het organiseren van uw bouwdossiers. Dit zijn aanbevelingen voor het beheren van uw documenten en het structureren van uw bedrijf.
De DATAflor DMS is al volledig ingericht met de installatie en kan direct in gebruik worden genomen. De sjablonen zijn voor opslag in de DATAflor Constructiebestand geoptimaliseerd. U bespaart uzelf het installatiewerk. Speciale aanpassingen aan uw bedrijf zijn te allen tijde mogelijk.
Een organisatiesysteem werkt alleen als alle betrokkenen snel de regels leren en zich eraan kunnen houden. Het is daarom belangrijk om een aantal termen te definiëren waarmee documenten, d.w.z. informatie, doorgaans worden opgeslagen. Elke medewerker moet op elk moment informatie kunnen vinden.
Kijk daarom goed hoe je je bouwdossier uitbreidt. U kunt deze algemene aanbevelingen gebruiken om uw bestaande organisatiesysteem te herzien en indien nodig aan te passen. Bij grote bedrijven wordt deze activiteit vaak uitgevoerd door een verantwoordelijke organisatieverantwoordelijke.
Papieren bestand vs. DATAflor DMS- elektronische bouwdossier
Met de volgende vergelijking laten we u de mogelijkheden zien van DATAflor Constructiedossier vergeleken met het papieren constructiedossier:
| Papieren bestand | DATAflor DMS | |
|---|---|---|
| structuur | Verdelers moeten met de hand worden gelabeld en in een map worden geniet | Categorieën Allemaal DATAflor geleverde sjablonen automatically in eine Gesorteerd op categorie. Voor externe documenten DATAflor een duidelijke lijst is beschikbaar voor snelle selectie. |
| Vulsysteem | aanwijzing ingevoerd in het onderwerp of de koptekst van het document bij het maken ervan | aanwijzing DATAflor Sjablonen hebben een naam automatically een. Alleen externe documenten hoeven te worden geïdentificeerd. De aanduiding staat op het document en de overzichtslijst. |
| 1 tot x map per project De inhoudsopgave voor alle mappen moet handmatig worden bijgehouden | slechts één bestand per bouwplaats De inhoud wordt gecontroleerd met een druk op de knop. |
|
| Chronologisch handmatig op datum en / of documenttype | Gemaakt om Het werk in DATAflor BUSINESS bepaalt de indiening automatically. |
|
| verantwoordelijk De inlognaam van de gebruiker is automatically de verantwoordelijke persoon. |
||
| type document Alle DATAflor Sjablonen hebben een documenttype automatically in. DATAflor biedt een duidelijke lijst voor externe documenten voor snelle toewijzing. |
||
| Datum van indienen automatisch bij het vastleggen. |
||
| Logische koppelingen Automatisch logische links van het opgenomen document. Documenten kunnen overal in het programma worden opgeroepen. Een vervelend zoeken is niet langer nodig. |
||
| opvolgen | (Kopieën) gesorteerd in compartimenten handmatig | binnen handbereik |
| Notitie | (Kopieën) verdeeld in compartimenten handmatig | binnen handbereik |
| Toegangscontrole tot documenten | Extra map die achter slot en grendel wordt bewaard Projectbestanden worden op kantoor verspreid | binnen handbereik Stel toegangsautorisatie in voor medewerkers, het bestand blijft bij elkaar |
| Verzend informatie | Genoteerd op document handmatig | binnen handbereik |
| zoekfunctie | Met de hand Snel zoeken met behulp van verdelers en de gemaakte chronologie | Zoekdialoog Zoek naar archiveringscriteria, interactieve inhoudsopgave met categorieën / documenttypes |
| Min en | zoals geniet | Individueel met een druk op de knop Elke medewerker kan zijn eigen individuele visie samenstellen. |
| Configuratie | handmatig voor elk bestand afzonderlijk | automatically er is geen ingewikkelde apparatuur nodig |