Digitale inbox

Met de digitale inbox ontvang je in DATAflor BUSINESS elektronische documenten, digitaliseer papieren documenten en verwerk ze in teamverband volgens individueel gedefinieerde workflows. Inkomende facturen voer je met een paar muisklikken snel in.

Importeer bestanden

• inkomende digitale documenten (ondersteunde bestandstypen) Importeer ze handmatig in de digitale inbox door middel van slepen & neerzetten (bijv. rechtstreeks vanuit de e-mail) of met behulp van de Windows-bestandsselectie
• Automatisch bestanden importeren die in gedefinieerde mappen aankomen
• Digitaliseer inkomende papieren documenten door het gegenereerde PDF-bestand te scannen en digitaal te verwerken
• Gegevens die u met opnamesystemen van andere aanbieders heeft vastgelegd in uw DATAflor BUSINESS Importieren
  (NK-gegevens voor nacalculatie, hoeveelheidsschattingen voor facturatie, uitgevoerde afspraken voor zorgfacturering, documenten voor uw DATAflor Bouwdossier)

Sla "typen" op.

• Import van e-facturen (ZUGFeRD en X-Invoice) en lezen van de factuurgegevens in XML-formaat
• automatische gegevensherkenning voor eenvoudige PDF-bestanden
  • Tekstherkenning door OCR (optical character recognition) via Microsoft Azure-service
  • Herkenning van het documenttype (inkomende facturen/andere zoals pakbonnen, brieven, etc.)
  • Veldidentificatie (leverancier / afzender, documentnummer, documentdatum, factuurbedrag)
  • Voltooi de gegevens door ze met een muisklik over te brengen vanuit de documentweergave

Geautomatiseerde documenten in de DATAflor Bouwbestand opslaan

• Wanneer een taak wordt verwerkt in de digitale inbox, worden de bijbehorende bestanden automatisch overgebracht naar uw DATAflor Constructiebestand opgeslagen.
• Toewijzing van uniforme documentnamen met behulp van tekstvariabelen
• Vooraf toekennen van de categorie, documenttype, etc.
• Automatische versiebeheer om te voldoen aan de vereisten van de GoBD en het volgen van de verwerkingsstatus van de elektronische documenten

Standaardiseer werkprocessen

• Elk geïmporteerd bestand of gescand papieren document wordt een taak in de inbox. Elke taak is toegewezen aan een workflow. In de workflow definieert u welke verwerkingsstappen de taken doorlopen volgens uw individuele bedrijfsstructuur (bijv. beoordeling, goedkeuring). Daarnaast bepaalt u door welke medewerker de betreffende verwerkingsstap wordt uitgevoerd. Ongeacht de workflowdefinitie kunt u een taak delegeren aan een andere gebruiker voor verwerking.
  

Makkelijker boeken met het digitale factuurbewijs

• Boek direct de factuur met de gelezen/herkende gegevens
• Negeer herkende factuurgegevens en voer eenvoudige factuur in met 1 boekingsregel
• bekijk met één klik de in het bouwdossier opgeslagen pakbondocumenten om de binnenkomende facturen te controleren
• voor de overdracht van LV-gegevens en stamgegevens, automatisch zoeken en voorstellen van de juiste voorberekeningen, materiaalitems en installaties op basis van de uitgelezen/herkende serviceaanduiding (1 klik, geen zoekterm intypen)
• Wijs met 1 klik alle overeenkomende pakbonboekingen uit de definitieve berekening toe
• Automatische gegevensvergelijking bij het handmatig toewijzen van pakbonboekingen met de optie om de geregistreerde pakbonboeking te corrigeren/bij te werken

Taken elektronisch verwerken

• Tekst en digitale postzegels toevoegen
• Tekst / tekstgedeelten in kleur markeren
• "plak op" digitale post-its
• Stuur berichten naar de volgende processor via de feed
• Kennisgeving van ontvangst van nieuwe taken

Demoversie / abonnement

• U kunt de digitale inbox aanschaffen via een abonnement. U kunt zich op elk moment inschrijven in de cloudmanager van uw BUSINESS-Sluit of annuleer het programma.
• Voordat je een abonnement afsluit, kun je een demoversie bestellen en 30 dagen gratis kennismaken met de digitale inbox.
• Als de demo-versie wordt besteld of een abonnement wordt genomen op een werkplek, is de digitale inbox in het netwerk beschikbaar voor alle gebruikers.

• DATAflor BUSINESS Versie 2021 of hoger
  
  
• DATAflor BUSINESS-Netwerk installatie
  Een BUSINESS- Installatie voor één gebruiker kan worden gedaan met de ondersteuning van het DATAflor Service kan worden omgezet in een netwerkinstallatie. Stuur ons hiervoor een vraag over de Ondersteuningstool.
  
  
• DATAflor Servicecontract
  
  
• Nodig zijn BUSINESS-Modules:
  
  
  • DATAflor DMS
    De digitale inbox is een uitbreiding van de DATAflor Bouwbestand.
    
    
  • Nacalculatie, Besturen 1, Besturen 2 of ZV-crediteuren
    Voor het invoeren van leveranciersfacturen en het evalueren van de ingevoerde leveranciersfacturen in de digitale inbox.
    
    
• internet-verbinding
  
  • Om de bestanden te verwerken, worden de bestanden versleuteld en via uw internetverbinding via het HTTPS-protocol naar de cloudservices van Microsoft verzonden. Voor betrouwbaar werken met de digitale inbox is een stabiele internetverbinding vereist.
    
    
• Scanner - voor het digitaliseren van papieren documenten
  
  • TWAIN-compatibele scanner
  • TWAIN 2-compatibel stuurprogramma

Stel een digitale inbox in