Outlook-verbinding

Voor de inzendingen van de opvolgen kan worden gedaan in Microsoft Outlook Maak afspraken of Maak taken. Als de juiste apps worden gebruikt, zijn deze afspraken en taken dan ook beschikbaar op mobiele apparaten zoals iPad, iPhone of andere smartphones.

1. Definieer het Outlook-accounts (zie hoofdstuk hieronder) die worden gebruikt voor de verbinding.
2. Zet in Programmaparameters 130.10.10 Link opnieuw indienen naar Outlook of u afspraken of taken willen werken.
3. Stel uw vervolgitems in de Outlook-agenda in Termine (zie hoofdstuk hieronder) of in de Outlook-takenlijst taken (zie hoofdstuk hieronder).

   Profiteer van taken uit automatische aanpassing zwischen BUSINESS en Outlook, bijvoorbeeld bij het verplaatsen van de taak of het markeren van de taak als gedaan.

U kunt uw vervolgberichten sturen naar Haar Outlook-account en naar de Outlook-accounts Van uw medewerkers / collega's vastknopen. Outlook-accounts worden geïdentificeerd door het e-mailadres van de accounteigenaar.

Sla eerst op in Adres manager aan de medewerkers die de Outlook-verbinding gaan gebruiken, de E-Mail van het respectieve Outlook-account.

Open het tabblad op het adres van de werknemer Details het tabblad Adres.
Open de selectie Internet via het groene plusteken en selecteer de optie E-mail, E-mail 2 of E-mail 3​ Typ het e-mailadres van het Outlook-account van de medewerker in een van de e-mailvelden en sla je invoer op.

Open vervolgens het tabblad Gebruiker de selectie Gebruikersgegevens en kies de optie E-mail Outlook-verbinding.

Door te klikken alle e-mailadressen die voor de medewerker zijn opgeslagen, worden weergegeven in de keuzelijst.
Kies de E-Mail van het Outlook-account dat voor de gebruiker is geconfigureerd en sla de instelling op.

De verbinding van het opnieuw indienen met het geselecteerde Outlook-account is nu beschikbaar.

Voor bestaande vermeldingen in uw follow-up kunt u uw Outlook-agenda gebruiken Termine Maken.

Selecteer eerst het Programmaparameters 130.10.10 Link opnieuw indienen naar Outlook Afspraak en definieer uw adres voor uw adres Outlook-account.

Markeer in uw herinnering het item waarvoor u een afspraak wilt maken in uw Outlook-agenda. Open vervolgens het contextmenu met de rechtermuisknop en selecteer het item Maak een afspraak of klik in het menu opvolgen auf Maak een afspraak.

Er wordt een nieuwe afspraak geopend voor bewerking in Outlook voor het geselecteerde vervolgbericht.

De volgende gegevens worden uit het Document informatie inbegrepen in de afspraak.

Eventueel wijzigingen / aanvullingen op de afspraak aanbrengen en met bevestigen Opslaan en sluiten.

Het bewerkingsvenster wordt gesloten en de afspraak wordt weergegeven in de Outlook-agenda.

Voor documenten die u of een andere medewerker / collega heeft of al op herindiening heeft gezet, kunt u gebruik maken van Microsoft Office taken Maken.

Selecteer eerst het Programmaparameters 130.10.10 Link opnieuw indienen naar Outlook taak en definieer uw adres en de adressen van alle medewerkers Toegang tot de DATAflor DMS- elektronische bouwdossier de bijbehorende Outlook-account.

U kunt taken in Outlook maken voor bestaande vermeldingen in uw herinnering.

Markeer eerst de gewenste vermelding voor uw vervolg. Open vervolgens het contextmenu met de rechtermuisknop en selecteer het item Maak een taak of kies in het menu Opvolging> Outlook de ingang Maak een taak.

De nieuwe taak verschijnt in uw Outlook-account in de takenlijst.

Daarnaast worden de taken in Outlook weergegeven in de kalenderweergave onder de kalender zodat je afspraken en taken tegelijkertijd kunt zien.

Naar alle documenten in het DATAflor Via de documentinformatie kunt u een bouwdossier aanmaken Maak een Outlook-taak en, indien van toepassing, degene die aan het document is gekoppeld Voeg een bestand toe.

Open de Document informatie van het document waarvoor u een taak in Outlook wilt aanmaken.

Wijs dat toe Document voor opnieuw indienen uzelf of een medewerker om de volgende instellingen voor het nieuwe te bewerken en te maken Outlook-taak vóór:

• Maak een Outlook-taak: Zet in de kolom de optie actief ​ Er wordt een nieuwe taak aangemaakt in Outlook.
• Voeg een bestand toe: De documenten in het DATAflor Bouwbestanden zijn afhankelijk van Bestandstype (zie Het document archiveren) gekoppeld aan een bestand of ontkoppeld blijven. In het geval van gekoppelde documenten kunt u het opgeslagen bestand toevoegen aan de Outlook-taak als het bestandstype niet kan worden gewijzigd (bijv. PDF en afbeeldingen). Vink hiervoor het vakje in de kolom aan actief.

Bevestig de instellingen met [OK]​ De nieuwe taak wordt weergegeven in de takenlijst van de werknemer die is geselecteerd voor bewerking in het Outlook-account. De medewerker beslist hierbij of hij de taak accepteert of afwijst.

• Als de medewerker de taak accepteert, wordt deze getoond in zijn takenlijst in Outlook en in zijn opvolging in BUSINESS weergegeven.
• Als de medewerker de taak afwijst, wordt er geen nieuwe taak aangemaakt in Outlook, wordt het document bewaard bij het opnieuw indienen en ontvangt de maker van de taak het bericht Taak afgewezen in Outlook.
• Als een taak door de klant aan medewerker A is toegewezen en door medewerker A is geaccepteerd, wordt deze weergegeven in de takenlijst en bij het opnieuw indienen van medewerker A. Als de persoon die verantwoordelijk is voor de taak deze taak nu toewijst aan medewerker B, wordt de taak verwijderd uit de takenlijst en wordt medewerker A opnieuw ingediend en weergegeven voor medewerker B. Werknemer B kan de taak in Outlook accepteren of weigeren.

De volgende gegevens worden uit het Document informatie geaccepteerd in de taak:

Daarnaast worden de taken in Outlook weergegeven in de kalenderweergave onder de kalender zodat je afspraken en taken tegelijkertijd kunt zien.

Zodra je binnen bent BUSINESS een taak hebben aangemaakt, kan deze taak worden opgeslagen in Outlook met Taak annuleren verwijderen uit Outlook.

Wijzigingen / toevoegingen aan de vermelding in het opvolgen of de taak in Outlook voortdurend afwisselend aangenomen.

De volgende gegevens worden automatisch vergeleken:

Om de koppeling tussen documenten en een Outlook-taak te verwijderen, selecteert u het gewenste item in uw herinnering en kiest u vervolgens in het menu Opvolging> Outlook de ingang Taak annuleren of u opent het contextmenu met de rechtermuisknop en selecteert het item Taak annuleren.

De taak die voor het document is gemaakt, wordt verwijderd uit Outlook.

Zoek document
opvolgen