Inhoudsopgave
Importeer bestand
Beschrijving
Neem uw inkomende digitale documenten op in uw digitale inbox.
U kunt inkomende papieren documenten digitaliseren door het gegenereerde PDF-bestand te scannen en digitaal te verwerken.
U kunt de bestanden van inkomende digitale documenten handmatig in uw digitale inbox importeren met behulp van slepen en neerzetten en de Windows-bestandsselectie.
U kunt ook de directorybewakingsfunctie gebruiken om automatisch de bestanden te importeren die aankomen in gedefinieerde mappen.
Elk geïmporteerd bestand of gescand papieren document wordt een taak in de digitale inbox.
Ondersteunde bestandstypen
Bestanden met de volgende bestandstypen kunnen worden geïmporteerd:
| Bestandstype | ondersteunde formaten | wenk |
| PDF-bestanden | ||
| afbeelding bestanden | * .png | Afbeeldingsbestanden worden tijdens het importeren automatisch geconverteerd naar PDF-bestanden. Om te voldoen aan de vereisten van de GoBD, wordt het originele bestand opgeslagen in het originele formaat en wanneer het wordt opgenomen in de DATAflor Bouwdossier bewaard als de eerste versie van het document; het gegenereerde PDF-bestand als een tweede versie. |
| * .jpg, * .jpeg | ||
| * .tif, * .tiff | ||
| E-facturen | * .pdf ZUGFeRD | De factuurgegevens worden gelezen uit het XML-gedeelte dat is geïntegreerd in het PDF-bestand. Ondersteunde XML-indelingen: - Gegevensformaat 1.0: CID (Cross Industry Document) - Gegevensformaat 2.0: CII (Cross Industry Invoice) -UBL (Universeel Business Taal) |
| *.xml X-factuur | De XML-gegevens worden uitgelezen. De gegevens worden omgezet in een PDF-bestand voor weergave en factuurverificatie in de digitale inbox. Hiervoor wordt een gestandaardiseerde layout gebruikt. Om te voldoen aan de vereisten van de GoBD, wordt het originele XML-bestand opgeslagen en wanneer opgenomen in de DATAflor Bouwdossier bewaard als de eerste versie van het document; het gegenereerde PDF-bestand als een tweede versie. Ondersteunde XML-indelingen: - Gegevensformaat 2.0: CII (Cross Industry Invoice) -UBL (Universeel Business Taal) |
|
| NK-gegevens | *.xml | Voor het importeren van gegevens die u hebt verzameld met opnamesoftware van derden. De gegevens worden automatisch geïmporteerd zodra een bijbehorend *.xml-bestand zich in de bewaakte directory van het Directory-bewaking opgeslagen in uw netwerk. De gegevens staan direct in je DATAflor BUSINESS beschikbaar. U kunt een gedetailleerde beschrijving vinden deze. |
| hoeveelheden | *.xml | |
| Uitgevoerde afspraken | *.xml | |
| Dokumente | *.dfdoc | Voor het importeren van documenten en documentinformatie uit externe documentbeheersystemen (DMS). De gegevens worden automatisch geïmporteerd zodra een overeenkomstig bestand zich in een bewaakte directory van de Directory-bewaking binnen uw netwerk of in een gecontroleerde map van Bewaking van FTP-map op één FTPserver is opgeslagen. De documenten staan direct in uw DATAflor Constructiebestand weergegeven. U kunt een gedetailleerde beschrijving vinden deze. |
Importeer via slepen en neerzetten
Bestanden kunnen eenvoudig vanuit andere applicaties aan de digitale inbox worden toegevoegd door middel van slepen en neerzetten met de muis.
Het importeren van bestanden via drag & drop is zowel in de demo-versie als in de standaard scope van de digitale inbox inbegrepen en staat dus altijd voor je klaar.
Bestanden kunnen worden toegevoegd aan de digitale inbox vanuit de volgende applicaties met behulp van slepen en neerzetten:
- uit de bijlage van een e-mail in Outlook
- vanuit Windows Verkenner
- vanaf het bureaublad
- Open in Outlook de e-mail waarin het bestand dat u wilt importeren is bijgevoegd of in Windows Verkenner de directory waarin het bestand zich bevindt.
- Selecteer het bestand in de bijlage bij de e-mail, in Windows Verkenner of op het bureaublad met de linkermuisknop.
- Houd de muisknop ingedrukt (slepen) en sleep het bestand naar het taakoverzicht van de digitale inbox en laat de muisknop los (neerzetten).
Importeren via bestandsselectie
Bestanden kunnen aan de digitale inbox worden toegevoegd via het Windows-dialoogvenster voor bestandsselectie.
De bestandsimport is zowel in de demo-versie als in het standaardbereik van de digitale inbox opgenomen en staat daarom altijd voor u klaar.
Klik in de digitale inbox op de functie in het menu Importeren.
Het dialoogvenster Windows-bestandsselectie wordt geopend.
- Selecteer het bestand dat u in uw digitale inbox wilt importeren.
- Alleen bestanden van de hierboven genoemde ondersteunde bestandstypen zijn beschikbaar voor selectie.
- Bevestig uw keuze met [Openen].
Scan een papieren document
Om papieren documenten te digitaliseren, kunt u ze rechtstreeks in de digitale inbox scannen en verzenden voor verdere digitale verwerking.
De scaninterface is zowel in de demoversie als in het standaardbereik van de digitale inbox opgenomen en staat daarom altijd voor u klaar.
Voorwaarde voor het gebruik van de scaninterface is de aansluiting van een TWAIN-compatibele scanner en de installatie van een TWAIN 2-compatibele driver op de netwerkwerkstations waarop u de scanfunctie wilt gebruiken.
Klik in de digitale inbox op de functie in het menu Scannen.
De dialoog Scan documenten wordt geopend. Nadat u in het onderste gedeelte onder klikt Beschikbare opties de instellingen voor het scannen heeft gemaakt, plaats uw papieren document in de scanner en start het scanproces door op te klikken Scannen.
Alle gescande pagina's worden in miniatuurweergave weergegeven. Als u in de miniatuurweergave op een pagina klikt, wordt deze groter weergegeven in het voorbeeld. De werkbalk biedt functies voor het verwijderen van blanco pagina's en voor het uitlijnen van de gescande pagina's. Bent u tevreden met het scanresultaat, bevestig dit dan met [OK].
Het gemaakte PDF-bestand wordt rechtstreeks in uw digitale inbox weergegeven.
Directory-bewaking
U kunt een of meer mappen definiëren die de DATAflor Workflow-service wordt gecontroleerd. Bestanden die naar deze mappen worden gekopieerd of verplaatst, worden automatisch toegevoegd aan de digitale inbox en beschikbaar gemaakt voor verdere digitale verwerking.
De Directory-bewaking is beschikbaar in de demoversie om kennis te maken. Voor verder gebruik is een abonnement op het product vereist.
De directory of directory's die het DATAflor U definieert de workflowservice die moet worden bewaakt in het instellingen voor de digitale inbox.
Importeren werkt niet
Op de wikipagina Oorzaken en mogelijke oplossingen in geval van een mislukte importpoging geeft een overzicht van mogelijke oorzaken waardoor bestanden niet met succes in uw digitale inbox kunnen worden geïmporteerd. Daarnaast worden mogelijke oplossingen beschreven die u zelfstandig en direct kunt uitvoeren.