Inhoudsopgave
Versleuteling van het constructiebestand
Beschrijving
Binnen DATAflor BUSINESS kan voor elk document worden gedefinieerd, zodat alleen geselecteerde gebruikers het document kunnen openen en bekijken. In het bestandssysteem van uw netwerk heeft elke gebruiker van het constructiedossier echter onbeperkte toegang nodig tot de bijbehorende bestanden om met de documenten te kunnen werken. De bestanden worden binnen uw netwerk opgeslagen in de directory die de programmaparameter 130.10.20 heeft Pad voor documentarchivering is opgelost.
Als u de leesbaarheid van de bestanden die bij de documenten in het constructiedossier horen in het bestandssysteem van uw netwerk niet wilt toestaan, kunt u deze bestanden versleuteld opslaan. Dit betekent dat alle bestanden van het constructiebestand automatisch worden versleuteld en alleen van DATAflor BUSINESS kan worden geopend. De bestandsnaam en het bestandstype zijn gecodeerd in het bestandssysteem van het netwerk, zodat de bestanden niet kunnen worden gedecodeerd met DATAflor BUSINESS zijn niet leesbaar.
Om te voldoen aan de vereisten van de Kwaliteitsstandaards voor Kantoorwerkzaamheden moet de documenten bevatten, mogelijk ook over de levensduur van DATAflor BUSINESS te allen tijde leesbaar zijn. Om dit te doen, moet u ervoor zorgen dat in uw data backup zowel de directory met de bestanden die bij de documenten in het gebouwbestand horen als het BUSINESS- Database voor decodering zijn inbegrepen.
Het inschakelen van codering is een laatste instelling.
Als de versleuteling eenmaal is ingeschakeld, kan deze niet meer worden uitgeschakeld.
Toepassing
Activeer versleuteling
U activeert de versleuteling van de bestanden in uw constructiebestand in Programmaparameters 130.10.40 Codering Na het klikken [Activeer encryptie] er verschijnt een beveiligingsvraag, omdat de activering van de codering een laatste instelling is en niet ongedaan kan worden gemaakt.
De naam van de gebruiker die de codering heeft geactiveerd, evenals de datum en tijd van activering, worden opgeslagen en vervolgens weergegeven in de beschrijving van de programmaparameter.
De gebruiker dataflor is niet geautoriseerd om de versleuteling te activeren omdat deze niet duidelijk aan een werknemer is toegewezen.
- Alle bestanden die al in uw constructiebestand staan, worden nu automatisch versleuteld via een service. Afhankelijk van het aantal te verwerken bestanden kan dit even duren.
- Bovendien worden voortaan alle documenten die u of andere gebruikers aan uw constructiedossier toevoegen, direct versleuteld opgeslagen.
De bestandsnaam en het bestandstype zijn niet meer herkenbaar in het bestandssysteem van het netwerk, zodat de bestanden niet kunnen worden ontsleuteld door DATAflor BUSINESS zijn niet leesbaar.
na een server / computerwisseling
Na het wijzigen van de computer / server waarop de documenten van uw DATAflor Bouwbestanden worden opgeslagen, de service voor het versleutelen van bestaande documenten moet opnieuw worden gestart.
- Voer 130.10.20 in Pad voor documentarchivering de directory waarin de documenten van uw constructiebestand op de nieuwe computer / server worden opgeslagen.
- Voer de functie uit in programmaparameter 130.10.40 Codering [Start dienst] uit.
Decoderen van bestanden
in BUSINESS om te verwerken
Binnen DATAflor BUSINESS de bestanden die bij de documenten in uw constructiebestand horen, worden automatisch ontsleuteld voor gebruik en bewerking, bijvoorbeeld wanneer
- Open een document
- Een document opslaan in het bestandssysteem
- over Opslaan als
- voor Drag & Drop uit BUSINESS
- op het bureaublad of in Windows Verkenner
- in andere programma's (zoals PDF-readers) hangt af van de ondersteunde functies van de doelsoftware en moet vooraf afzonderlijk worden gecontroleerd
- Een document per e-mail verzenden
Export documenten
Bovendien heeft u de mogelijkheid om de bestanden van individuele, geselecteerde of alle documenten in uw constructiebestand gedecodeerd naar een individuele opslaglocatie te exporteren.
Open hiervoor het Programmaparameters 130.10.40 Codering en kies de functie Export documenten.
De dialoog Documenten exporteren en decoderen wordt geopend. Selecteer de documenten die u ontsleuteld wilt opslaan en bevestig met [Exporteren] Selecteer vervolgens de map waarnaar de bestanden worden geëxporteerd.
