Basisinstellingen voor de digitale inbox

Voor uw werk met de digitale inbox die u in het dialoogvenster plaatst instellingen evenals de volgende basisinstellingen in de programmaparameters:

• Groepeer medewerkers in gebruikersgroepen
• Definieer workflows voor de taken
• Specificeer de directory van waaruit bestanden automatisch worden ontvangen
• Maak vooropdrachten voor het automatisch opnemen van de documenten in uw constructiedossier
• Maak digitale postzegels
• Voorkeuren instellen voor tekstopmerkingen

De dialoog instellingen opent direct na het bestellen van de demo-versie en na het afsluiten van een abonnement in de cloudmanager.

Om bestaande instellingen op een later tijdstip toe te voegen / te wijzigen, moet het dialoogvenster instellingen in de cloudmanager via het contextmenu met de rechtermuisknop ...


... evenals in de digitale inbox via het loket instellingen in het menu Inbox worden geopend.

In dialoog instellingen maak de basisinstellingen voor uw werk met de digitale inbox:

• Gebruikersgroepen
• Inkomende directory
• Werkstroomdefinities
• Bouwdossier voor de opdracht

De nieuwe instellingen worden toegepast de volgende keer dat de digitale inbox wordt gestart en nadat u op de knop hebt gedrukt F5 gebruikt in de digitale inbox.

Een workflow kan uit meerdere verwerkingsstappen bestaan. Per verwerkingsstap geeft u aan welke gebruiker hiervoor verantwoordelijk is. Hiervoor kunnen individuele gebruikers worden geselecteerd. U kunt ook meerdere gebruikers in gebruikersgroepen combineren en een gebruikersgroep aan een verwerkingsstap toewijzen. Als een gebruikersgroep is ingesteld, wordt de taak aan alle gebruikers van deze groep getoond voor bewerking. In het netwerk kan een taak slechts door één gebruiker tegelijk worden bewerkt en wordt tijdens dit proces voor de andere gebruikers geblokkeerd.

Om een ​​gebruikersgroep te maken, klikt u op aan de rechterkant van het dialoogvenster en selecteer vervolgens de medewerkers in het onderste gebied die u wilt combineren in de gebruikersgroep. Alle gebruikers kunnen worden geselecteerd die zich in het Gebruikersgegevens het toegangsrecht DATAflor DMS is toegewezen.


U kunt ook de gebruikersgroepen voor de digitale inbox instellen in programmaparameter 180.10.10 Gebruikersgroepen maken en bewerken.

U kunt bestanden afzonderlijk in de digitale inbox importeren, maar u kunt ook de automatische import uit gedefinieerde mappen gebruiken. Geef hiervoor op in welke mappen het DATAflor Moet de workflow-service bewaken.

• De directory moet op de server staan ​​en in UNC-indeling zijn (bijv .: \\Server naam\ ...) moet worden opgegeven.
• De DATAflor Workflow-service moet lees-, schrijf- en verwijderrechten hebben in deze map.
• U kunt meerdere mappen laten controleren.
• De directory waaruit het bestand is geïmporteerd, wordt weergegeven in de inbox. Om dit te doen, moet het Bron naamdie u toewijst voor de directory wordt gebruikt.
• Gebruik de BUSINESS- Klantbeheer, definieer afzonderlijke mappen voor elke klant zodat de bestanden kunnen worden geïmporteerd in de digitale inbox van de juiste klant.

Voor gegevensoverdracht van softwarepartners kunnen bestanden uit een of meer mappen worden opgeslagen in een of verschillende FTP-Servers worden automatisch geïmporteerd in de digitale inbox. Voer hiervoor de toegangsgegevens voor de FTPServer en definieer welke directory van de DATAflor Workflow-service wordt bewaakt.

• De opgegeven FTP-Gebruiker moet lees-, schrijf- en verwijderrechten hebben in deze map.
• U kunt meerdere mappen op verschillende FTP- Servers laten monitoren.
• De directory waaruit het bestand is geïmporteerd, wordt weergegeven in de inbox. Om dit te doen, moet het Bron naamdie u toewijst voor de directory wordt gebruikt.
• Gebruik de BUSINESS- Klantbeheer, definieer aparte mappen voor elke klant zodat de bestanden geïmporteerd kunnen worden in de digitale inbox van de juiste klant.

Definieer de workflows waarin de taken moeten worden verwerkt in uw BUSINESS zou door moeten gaan. Een workflow kan uit meerdere verwerkingsstappen bestaan. Per verwerkingsstap geeft u aan door welke medewerker of groep deze moet worden uitgevoerd.

1. Selecteer workflow
   
   Er zijn twee workflows beschikbaar: inkomende facturen en andere. In de inbox wordt elke taak toegewezen aan een van deze twee workflows.
   Selecteer in het veld Workflowwelke workflow u wilt definiëren / wijzigen.
   
   
   
2. Definieer de invoerverwerkingsstap
   
   Een workflow kan uit meerdere verwerkingsstappen bestaan. Bij het ontvangen van bestanden via de Directory-bewaking is de eerste verwerkingsstap van het Eingang, dwz de nieuwe taken worden eerst getoond aan de gebruiker die in de verwerkingsstap zit Eingang is gemaakt. Als een gebruikersgroep is ingesteld, wordt de taak aan alle gebruikers van deze groep getoond voor bewerking. In het netwerk kan een taak slechts door één gebruiker tegelijk worden bewerkt en wordt tijdens dit proces voor de andere gebruikers geblokkeerd.
   
   

   Bij het importeren van bestanden met de Importeren in het menu Inbox, door slepen en neerzetten of door de functie te gebruiken Scannen de taak wordt direct weergegeven aan de gebruiker die het bestand heeft geïmporteerd.

   
   
   

3. Definieer verwerkingsstappen
   Door te klikken voeg nog een verwerkingsstap toe aan de workflow.
   Voor de workflow Factuurontvangst er zijn vier verschillende verwerkingsstappen om uit te kiezen: processing, Onderzoek, Laat en Boeking; voor de workflow Overig alleen de verwerkingsstap processing.
   Het boeken van een inkomende factuur is pas in de verwerkingsstap Boeking mogelijk. De verwerkingsstap Boeking kan maar één keer worden gebruikt, alle andere bewerkingsstappen zo vaak als nodig.
   
   
   
4. Wijs postmand toe
   
   Bepaal welke gebruikers verantwoordelijk zijn voor elke verwerkingsstap. Naast het selecteren van een gebruiker of een gebruikersgroep, kunt u tekstvariabelen gebruiken.
   

   Voor de workflow Factuurontvangst zijn de tekstvariabelen [Bouwmanager] en [Verantwoordelijke cursus] beschikbaar, dwz de taak wordt doorgestuurd naar de sitemanager of de persoon die verantwoordelijk is voor de LV waaraan de taak is toegewezen.
   
   

   Voor de workflow Overig is de tekstvariabele [Site manager / verkoper] beschikbaar, dwz taken toegewezen aan een cursus in de bouwplaatsfase worden doorgestuurd naar de bouwmanager van de cursus; Taken voor LV in de aanbiedingsfase aan de verkoper van de LV.

   
   

   Is de tekstvariabele voor een verwerkingsstap voor de postmand [Bouwmanager] of [Verantwoordelijke cursus] zijn ingesteld en meerdere bouwplaatsen van verschillende werfleiders/verantwoordelijken worden geselecteerd, wordt de taak één voor één aan de betrokken medewerkers getoond voor verwerking. Dit betekent bijvoorbeeld dat een factuur pas wordt geboekt nadat deze is gecontroleerd door alle werfleiders/verantwoordelijken.

5. Selecteer formulier
   
   Voor de workflow Factuurontvangst u kunt kiezen welk invoerformulier wordt weergegeven: Basisfactuurontvangst of Gedetailleerd factuurontvangst.
   Uiterlijk in de verwerkingsstap Boeking het detailformulier moet worden gebruikt, maar het kan ook worden weergegeven aan gebruikers van eerdere verwerkingsstappen.
   
   

   Met het formulier Inkomende factuurbasis de gebruiker kan de basisgegevens zoals leverancier, documentnummer, documentdatum en LV aan een taak toewijzen.
   
   

   Bij het formulier Inkomende factuurgegevens de velden die moeten worden ingevuld om een ​​inkomende factuur te boeken, bijv. factuurbedrag, belastingtarief, status, betalingsconditie, etc.
   

   
   

6. Volledige workflow-definitie
   
   Nadat u de gewenste instellingen voor een workflow heeft gemaakt, gaat u naar de keuzelijst Selecteer workflow naar een andere werkstroom. Wanneer alle workflows zijn verwerkt, schakelt u over naar door te klikken op [Doorgaan met] naar de volgende installatiestap.
   

Voor elk bestand dat in de digitale inbox wordt geïmporteerd, wordt een taak aangemaakt in de digitale inbox. Zodra een nieuwe taak verwerkt of doorgestuurd wordt in de digitale inbox, wordt deze automatisch opgeslagen in het bouwdossier. Bewaar voor de workflows Factuurontvangst en Overig welke documentinformatie in elk geval wordt gebruikt.

In het veld aanwijzing U kunt

• Voer tekst in die voor elk document zal worden gebruikt
• Tekstvariabelen gebruiken, die automatisch worden gevuld door het programma
  (Invoer van [ via de toetsencombinatie Alt Gr + 8 toont een lijst met beschikbare tekstvariabelen)
• of laat het veld leeg en wijs de naam van elk document afzonderlijk toe in de digitale inbox

De velden categorie en type document U kunt

• voor werkstroom Overig Laat het leeg en maak de opdrachten voor elk document afzonderlijk in de digitale inbox

In de digitale inbox worden de geïmporteerde bestanden weergegeven in de bestandsweergave. In de bestandsweergave kunt u opmerkingen aan het document toevoegen: tekstmarkeringen, tekstvakken, post-its en digitale postzegels. Standaard zijn de stempels getest en open beschikbaar. In programmaparameter 180.10.20 Stempel u kunt de bestaande stempels bewerken, nieuwe stempels maken en stempels verwijderen die niet langer nodig zijn.

• Door te klikken nieuwe stempels maken.
• Geef de stempel een naam. De naam wordt automatisch in het veld ingevoerd Tekst aangenomen.
• Als u wilt dat de beschrijving en tekst anders zijn, voert u in het veld de tekst in die op het document moet worden geplaatst Tekst in.
• Definieer het lettertype, de lettertype-opmaak en de letterkleur voor de tekst van de stempel; evenals de grootte (hoogte en breedte) van de postzegel en, voor de rand van de postzegel, de breedte.
• Met de pijlfuncties en Definieer de volgorde waarin de vermeldingen in de digitale inbox worden weergegeven in de keuzelijst.

In de digitale inbox kunnen de geïmporteerde bestanden aan het document worden toegevoegd: tekstmarkers, post-its, digitale stempels en tekstvelden. In programmaparameter 180.10.30 Tekst u kunt standaardinstellingen voor de tekstopmerkingen opslaan, zoals lettertype, grootte, kleur en de grootte en randbreedte van de velden.

• Door te klikken nieuwe voorinstellingen maken.
• Wijs een naam toe aan de standaardinstelling.
• Definieer de eigenschappen van de voorinstelling.
• Met de pijlfuncties en Definieer de volgorde waarin de vermeldingen in de digitale inbox worden weergegeven in de keuzelijst.

Schermindeling van de digitale inbox