Inhoudsopgave
Document informatie
Beschrijving
In de documentinformatie 
u kunt de informatie die bij de documenten in het DATAflor Bouwdossiers worden gearchiveerd.
Document tabblad
Op het tabblad Document vindt u informatie over het opslaan van het document in het DATAflor Bouwbestand.
| aanwijzing | Geef het document een unieke naam. |
| Gemaakt om | Dit veld bevat de interne documentnaam waarmee het document door het programma wordt geïdentificeerd. Het wordt grijs weergegeven zodat de informatie die het bevat niet wordt gewijzigd. |
| verantwoordelijk | Door te klikken  kies de persoon die verantwoordelijk is voor dit document. Alles in BUSINESS geregistreerde werknemers die toegang hebben tot DATAflor Zorg voor bouwdossiers. De geregistreerde gebruiker is standaard vooraf toegewezen. |
| categorie | Door te klikken zet het document in een categorie. Standaard is de categorie die is ingesteld in de formulierenbeheerder voor het afgedrukte formulier vooraf toegewezen. |
| type document | Door te klikken wijs het document toe aan een documenttype. Standaard is het documenttype dat is ingesteld in de formulierenbeheerder voor het afgedrukte formulier, vooraf toegewezen. |
Correcte toewijzing van het document aan een Verantwoordelijke medewerkers, één categorie evenals een type document helpt u bij het vinden van het document in het Document zoeken snel weer gevonden worden. Daarnaast kunnen alle documenten van een medewerker, een categorie of een documenttype worden weergegeven.
U kunt de Selectielijsten voor de velden Categorie en Documenttype in het Standaardwaarden anpassen.
| bezorgservice | Door te klikken selecteer het formulier waarin u het document naar de ontvanger hebt gestuurd. |
| verzending op | Door te klikken instellen wanneer u het document bij de ontvanger heeft afgeleverd. |
| cc voor | U kunt het document ook naar andere medewerkers sturen voor hun kennis opvolgen plaats. Selecteer hiervoor de medewerkers die u wilt  en bevestig met [OK]. De documentinformatie wordt opnieuw geopend voor het Cc-document. U kunt in het veld Notes \ Trefwoorden output afzonderlijke informatie. |
| Toegang voor | Schützen Gevoelige documenten door per document aan te geven welke medewerkers bevoegd zijn om deze documenten te bewerken en te openen.
Standaard zijn alle medewerkers die toegang hebben tot de DATAflor Bouwdossier wordt verleend, toegang tot alle opgeslagen documenten. U kunt de toegang tot dit document van individuele medewerkers intrekken. Klik op [Toegang voor ...], verwijder het vinkje bij de medewerkers Door vrij te kiezen groepen aan te maken en medewerkers naar deze groepen te verplaatsen, kan de Document bescherming alle medewerkers van een groep kunnen met één klik worden geselecteerd. (zie programmaparameters Gebruikersgroepen) |
| opvolgen | Voer een label in voor het opvolgen . |
die geen toegang mogen hebben tot het document en bevestig uw instelling met [OK]. Voor gebruikers die geen toegang hebben tot een document, zal het document nergens verschijnen.Werken aan de opvolging:
- Invest: Zodra u op de eerste regel klikt, zijn de velden vooraf ingesteld. De nieuwe inzending wordt direct aangemaakt met een dubbelklik. Met Tab u kunt naar het volgende veld springen en de invoer overschrijven. Bevestig met het laatste veld Tab het maken van de nieuwe inzending. Herhaal de stappen om verdere herinzendingen voor het document te maken.
- Uitgeven: Door op een bestaande nieuwe inzending te klikken, kan deze worden bewerkt. Met Esc verlaat deze modus.
- Verwijder: Klik op de gewenste follow-up en druk op del.
| Opnieuw indienen | Door te klikken selecteer de werknemer aan wie het document moet worden weergegeven bij de herindiening. Alles in BUSINESS geregistreerde werknemers die toegangsrechten hebben tot DATAflor DMS hebben. In de formulierenbeheerder kunt u voor elk formulier opslaan dat automatisch een specifieke medewerker of altijd de aangemelde gebruiker wordt toegewezen. |
| Opnieuw indienen op | Geef aan op welk tijdstip (datum en tijd, indien van toepassing) de geselecteerde medewerker het document moet invullen. De werknemer wordt op het geselecteerde tijdstip op de hoogte gebracht van het document bij de herindiening. In de formulierenbeheerder kunt u een aantal dagen per formulier definiëren voor de automatische berekening van de datum Opnieuw indienen op wordt gebruikt. |
| Status voor opnieuw indienen | Door te klikken selecteer de status voor opnieuw indienen bezigzodat het document wordt weergegeven bij het opnieuw indienen van de geselecteerde gebruiker. Documenten met de status voor opnieuw indienen gedaan worden niet langer weergegeven bij het opnieuw indienen. |
| Informatie over opnieuw indienen | Voer indien nodig informatie in over deze nieuwe indiening. |
| Opmerkingen / trefwoorden | Schrijf indien nodig aanvullende informatie over dit document op. U kunt deze opmerkingen later gebruiken om het document te vinden in de documentzoekopdracht met behulp van de volledige tekstzoekopdracht. Er zijn maximaal 2000 karakters mogelijk. |
Details tabblad
Op het tabblad Details aanvullende informatie vindt u op het document.
De informatie die al is opgeslagen voor het klantadres of de LV staat in de overeenkomstige velden vooraf toegewezen en kunnen indien nodig worden aangevuld of gewijzigd.
| Ontvanger | Het adres van de ontvanger voor wie dit document bedoeld is. |
| Contactpersoon, functie, toestelnummer, e-mail | De contactpersoon bij de ontvanger, evenals de functie, het telefoonnummer en het e-mailadres van de contactpersoon. |
| Klant, project, object, LV | De naam van de opdrachtgever, de projectnaam, de objectnaam en de naam van de specificatie uit het projectmanagement. |
| Onderwerp van het bericht | Het onderwerp van het document. |
Bevestig uw invoer met [OK].
Tabblad Feed
Op het tabblad Voeden vind de geschiedenis van ontvangen berichten tijdens de verwerking van het document in Digitale inbox naar de taak in Voeden zijn gered. Het doorsturen van taken naar de volgende verwerkingsstap wordt automatisch gelogd; Daarnaast kunnen individuele berichten worden opgenomen.
Het tabblad Voeden wordt alleen weergegeven als de eerste vermelding voor de bijbehorende taak in de digitale inbox staat, dwz van Eingang is doorgestuurd naar de volgende verwerkingsstap of er is een handmatige melding ingevoerd.
Bewerk eigenschappen
Meerdere (met Ctrl, Shift of met Ctrl + A alle) documenten worden tegelijkertijd gemarkeerd en bewerkt.
- Zodra minimaal twee documenten zijn gemarkeerd, kan de functie worden geactiveerd via het contextmenu Bewerk eigenschappen gebeld worden.
- In het raam Bewerk eigenschappen de eigenschappen die voor alle geselecteerde documenten worden weergegeven, kunnen in één stap worden gewijzigd.
U wilt bijvoorbeeld een status voor opnieuw indienen wijzigen in de programmaparameters die nog steeds in documenten worden gebruikt. U kunt deze functie gebruiken om de status van opnieuw indienen van de relevante documenten in één stap te wijzigen.