Vakantieaanvragen

Met de module Vakantieaanvragen Verwerk de vakantieaanvragen van uw medewerkers digitaal – van aanvraag tot goedkeuring:

• Werknemers dienen hun vakantieaanvragen in via de DATAflor TEAM gebruiken en ze naar het bedrijf sturen. Medewerkers zien de beslissing (goedkeuring of afwijzing) vervolgens direct in hun TEAM-app.
• In DATAflor BUSINESS De binnengekomen aanvragen worden verwerkt in de Digitale inbox op het tabblad Vakantieaanvragen verwerkt.
• Wie een aanvraag goedkeurt, beslist via een vrij instelbare methode. Goedkeuringsworkflows vast. De basis hiervoor is de Bedrijfsstructuur (Teamleider, afdelingshoofd of een specifieke persoon). Een workflow kan meerdere goedkeuringsstappen bevatten.
• Elke goedkeurder ziet alleen de aanvragen waarvoor hij of zij op dat moment verantwoordelijk is in de workflowstap. Het aantal ongelezen aanvragen wordt weergegeven op het tabblad.
• Als een verzoek in de laatste stap van het werkproces wordt goedgekeurd, registreert het programma de afwezigheid. Holiday automatisch in HR Manager in.
• Werknemers kunnen reeds goedgekeurd verlof opnemen via Annuleringsverzoek Trek het verzoek in. Als de annulering wordt geaccepteerd, verwijdert het programma de afwezigheid uit het personeelsdossier.

Het uitzicht is verdeeld in drie delen:

• Links: de Eingang inclusief alle openstaande vakantie- en annuleringsverzoeken waarvoor u momenteel de goedkeurder bent.
• Centrum: de Aanvraagverwerking met de details van de geselecteerde aanvraag en de knoppen om deze goed te keuren en af ​​te wijzen.
• Rechts: het gebied Informatie inclusief de afwezigheid van teamgenoten gedurende de gevraagde periode en de goedkeuringsprocedure.

Je kunt de breedte van de vlakken aanpassen met behulp van de scheidingslijnen tussen de kolommen.

Zo dien je een vakantieaanvraag in:

1. Open de Digitale inbox en overschakelen naar het tabblad Vakantieaanvragen.
2. Selecteer de Eingang Dien een aanvraag in. Niet-gelezen aanvragen worden vetgedrukt weergegeven, annuleringsverzoeken zijn gekleurd gemarkeerd.
3. Controleer de aanvraaggegevens in het midden: aanvrager, periode, aantal aangevraagde vakantiedagen en de verwachte verblijfsduur. resterende vakantiedagenEen negatief resterend vakantiesaldo wordt in het rood gemarkeerd.
4. Kijk rechtsonder Afwezigheden gedurende de periodeHet systeem controleert of het verzoek overlapt met afwezigheden of openstaande verzoeken van teamleden. Overlappingen worden in het rood gemarkeerd.
5. Leg er indien nodig eentje vast. Commentaar op de beslissing.
6. Klicken Sie auf Vakantie goedkeuren of Vakantie afwijzen (voor annuleringsverzoeken: Annulering accepteren of Annulering weigeren).
7. In workflows met meerdere stappen wordt het verzoek na uw goedkeuring doorgestuurd naar de volgende goedkeurder. Na de laatste goedkeuringsstap wordt de vakantie automatisch als afwezigheid geregistreerd in het HR-systeem.
8. De medewerker ziet de beslissing, inclusief commentaar, in zijn DATAflor TEAM app.

In de inbox worden alle aanvragen weergegeven waarvoor u de goedkeurder bent in de huidige workflowstap – met symbool (vakantie- of annuleringsverzoek), naam van de aanvrager en begin- en einddatum.

• Ongelezen aanvragen Verzoeken worden vetgedrukt weergegeven. Wanneer een verzoek is geselecteerd, wordt het automatisch als gelezen gemarkeerd; u kunt het deactiveren via het contextmenu (rechtermuisklik). Markeer als ongelezen.
• De lijst kan worden gesorteerd door op de kolomkoppen te klikken; met Sortering opnieuw instellen Herstel de standaardvolgorde.
• Nieuwe of anderszins geopende applicaties worden automatisch opnieuw geladen; de statusbalk toont het aantal geopende applicaties.

De applicatiekaart toont de gegevens van de geselecteerde applicatie:

• Periode van het aangevraagde verlof, eventueel met de toevoeging Een halve dag.
• HolidayAantal aangevraagde vakantiedagen. Als de aanvraag doorloopt tot na de jaarwisseling, wordt het aantal dagen per jaar weergegeven.
• overigHet verwachte aantal resterende vakantiedagen indien het verzoek wordt goedgekeurd. Een negatieve waarde is rood gemarkeerd.
• Opmerking van de aanvragermits het is vastgelegd in de Team-app.

Dit omvat een optioneel veld. Commentaar op de beslissing en deelnemen aan het besluitvormingsproces:

• Vakantie goedkeuren – Het verzoek is goedgekeurd. Zodra alle stappen in het werkproces zijn goedgekeurd, wordt de afwezigheid in het personeelsbeheersysteem ingevoerd.
• Vakantie afwijzen – De aanvraag wordt afgewezen.

bij Annuleringsverzoeken (Werknemer wil reeds goedgekeurd verlof intrekken) is de knopprompt. Annulering accepteren (de afwezigheid wordt door de personeelsmanager verwijderd) en Annulering weigeren (De vakantie blijft geldig).

De tijdlijn toont alle afwezigheden van de aanvrager en zijn teamgenoten rond de aangevraagde periode (14 dagen ervoor en erna):

• De aanvrager staat bovenaan en is samen met (Aanvrager) gemarkeerd; zijn aanvraag wordt weergegeven als een balk.
• Afwezigheid vanwege bijvoorbeeld vakantie, ziekte, training of school wordt met een kleur aangegeven; weekenden zijn grijs gemarkeerd.
• overlapt De gevraagde periode is in het rood omlijnd, de betreffende regel is in het rood gemarkeerd.
• Ook open sollicitaties andere teamleden, evenals Annuleringen nog niet bevestigd Details worden weergegeven (via een tooltip).

Voor workflows met meerdere stappen kunt u hier alle goedkeuringsstappen bekijken, inclusief de goedkeurder en de status:

• goedgekeurd (groen) – met naam, datum/tijd en commentaar op de beslissing
• afgewezen (rood)
• wachten op (geel) – de beslissing is nog in behandeling
• volgt (grijs) – deze stap is nog niet verschuldigd
• automatisch doorgestuurd (grijs) – de stap werd overgeslagen nadat de gestelde deadline was verstreken (zie Instellingen > Toewijzing)

De knop Informatie Het lint opent het overzicht. Overzicht van resterende vakantiedagen voor het huidige planningsjaar. Voor elke persoon wiens aanvraag u goedkeurt, ziet u het volgende:

De knop instellingen Het dialoogvenster wordt in het lint geopend. Instellingen voor vakantieaanvragen met de tabbladen Workflows en Toewijzing.

Hier definieert u de goedkeuringsworkflows. Een workflow bestaat uit een of meer stappen die achter elkaar worden uitgevoerd.

• Nieuw / Verwijderen / Opslaan / Ongedaan makenMaak, verwijder en bewaar of gooi workflows weg. Het programma waarschuwt je als de workflow momenteel door Teams in gebruik is wanneer je deze verwijdert.
• Je wijst elke workflow toe. Naam en Beschrijving.
• Voor elke stap geef je aan naar wie de aanvraag moet worden verzonden (kolom). De aanvraag is gericht aan):
  • Teamleiderschap – het management van de afdeling waartoe de aanvrager behoort.
  • afdelingshoofd – het beheer van de hogere afdeling. Verschillende opeenvolgende stappen met afdelingshoofd Ze stijgen allemaal een niveau.
  • specifieke persoon – een speciaal geselecteerde medewerker.
• Zelfgoedkeuring (Ja/Nee): Als de aanvrager zelf deel uitmaakt van het management, wordt hij/zij in aanmerking genomen. Geen De aanvrager wordt uitgesloten als goedkeurder. Als er daardoor geen goedkeurder overblijft, wordt de aanvraag automatisch doorgestuurd naar het management van de eerstvolgende hogere afdeling.
• Standaard workflow: Over Maak een standaardwerkstroom aan. of het contextmenu Gebruik als standaard workflow Definieer een workflow die van toepassing is op alle medewerkers, ongeacht of ze aan een team of een specifieke workflow zijn toegewezen. Een standaardworkflow kan alleen stappen bevatten met specifieke persoon Dit komt doordat het moet functioneren zonder een bedrijfsstructuur. Er kan slechts één actieve standaardwerkstroom zijn.
• Vorschau anzeigenGeeft aan, voor een selecteerbaar team en persoon, welke specifieke goedkeurders uit de stappen voortkomen.

Hier wijs je een workflow toe aan de onderdelen van de bedrijfsstructuur:

• De toewijzing gebeurt per afdeling of team en geërfd Dit geldt voor alle ondergeschikte eenheden, tenzij anders aangegeven. Zonder aanwijzing is de standaardwerkwijze van toepassing.
• Verwijder koppeling Verwijdert de expliciete toewijzing van een eenheid; de overgeërfde of standaardtoewijzing wordt dan opnieuw toegepast.
• Automatische omleidingNa een vast aantal dagen (1-999, standaard: 5) wordt een onverwerkt verzoek automatisch doorgestuurd naar de volgende stap in het workflowproces. Vervolgens wordt het, indien aanwezig, overgedragen naar de standaardworkflow. Dit zorgt ervoor dat geen enkel verzoek onverwerkt blijft, bijvoorbeeld omdat er geen goedkeurder aanwezig is.
• Vorschau anzeigenToont de effectieve workflow voor elke persoon, inclusief alle goedkeuringsstappen.
• Bewaar associaties neemt de wijzigingen over.

Opmerking: Wijzigingen in werkprocessen of toewijzingen hebben ook gevolgen voor reeds ontvangen en nog openstaande aanvragen – hun goedkeuringsgeschiedenis wordt opnieuw opgebouwd.

Twee gebruikersrechten bepalen wie, naast de rol van goedkeurder, vakantieaanvragen mag verwerken. Deze rechten zijn te vinden in de instellingen voor rechtenbeheer binnen de rechtengroep voor de digitale inbox:

• Normale goedkeurders hebben geen van deze rechten nodig. Team- en afdelingshoofden zien automatisch voor welke aanvragen zij als volgende in aanmerking komen volgens de workflow.
• Beheerders beschikken automatisch over beide rechten. Iedereen die tot de gebruikersgroep beheerders behoort, heeft altijd alle rechten; hier hoeft niets geconfigureerd te worden.
• Tijdens de database-update worden de twee rechten automatisch toegewezen aan alle gebruikersgroepen die al over de bijbehorende rechten voor de digitale mailbox beschikken.
• Wijs taken op een gerichte manier toe. Rechten kunnen alleen verkregen worden via GebruikersgroepenDit menu-item stelt de module in. geavanceerd gebruikersbeheer Deze module is vereist; zonder deze module is de functie niet beschikbaar. Als u zonder digitale mailbox en zonder deze module werkt, kunt u de instellingen via een beheerdersaccount openen.

• Bedrijfsstructuur — Onderhoud van afdelingen, teams en management; basis voor identificatie van rechthebbenden.
• Digitale inbox — de module die het tabblad bevat Vakantieaanvragen is ingebed.
• HR Manager — Goedgekeurde vakantiedagen worden hier als afwezigheden ingevoerd; dit is de basis voor de berekening van de resterende vakantiedagen.
• TEAM-app — Toepassings- en besluitvormingsperspectief voor medewerkers.