Digitale inbox

Met de digitale inbox ontvang je in DATAflor BUSINESS elektronische documenten, digitaliseer papieren documenten en verwerk ze in een team volgens individueel gedefinieerde workflows. Dankzij AI-ondersteuning registreert u binnenkomende facturen snel met slechts een paar klikken.

Importeer bestanden

• inkomende digitale documenten (ondersteunde bestandstypen) Importeer ze handmatig in de digitale inbox door middel van slepen & neerzetten (bijv. rechtstreeks vanuit de e-mail) of met behulp van de Windows-bestandsselectie
• Automatisch bestanden importeren die in gedefinieerde mappen aankomen
• Digitaliseer inkomende papieren documenten door het gegenereerde PDF-bestand te scannen en digitaal te verwerken
• Gegevens die u met opnamesystemen van andere aanbieders heeft vastgelegd in uw DATAflor BUSINESS Importieren
  (NK-gegevens voor nacalculatie, hoeveelheidsschattingen voor facturatie, uitgevoerde afspraken voor zorgfacturering, documenten voor uw DATAflor Bouwdossier)

Sla "typen" op.

• Import van e-facturen (ZUGFeRD en X-Invoice) en lezen van de factuurgegevens in XML-formaat
• Automatische gegevensherkenning met behulp van AI-technologie voor eenvoudige PDF-bestanden
  • Tekstherkenning door OCR (optical character recognition) via Microsoft Azure-service
  • Herkenning van het documenttype (inkomende facturen/andere zoals pakbonnen, brieven, etc.)
  • Veldidentificatie (leverancier / afzender, documentnummer, documentdatum, factuurbedrag)
  • Voltooi de gegevens door ze met een muisklik over te brengen vanuit de documentweergave

Geautomatiseerde documenten in de DATAflor Bouwbestand opslaan

• Wanneer een taak wordt verwerkt in de digitale inbox, worden de bijbehorende bestanden automatisch overgebracht naar uw DATAflor Constructiebestand opgeslagen.
• Toewijzing van uniforme documentnamen met behulp van tekstvariabelen
• Vooraf toekennen van de categorie, documenttype, etc.
• Automatische versiebeheer om te voldoen aan de vereisten van de GoBD en het volgen van de verwerkingsstatus van de elektronische documenten

Standaardiseer werkprocessen

• Elk geïmporteerd bestand of gescand papieren document wordt een taak in de inbox. Elke taak is toegewezen aan een workflow. In de workflow definieert u welke verwerkingsstappen de taken doorlopen volgens uw individuele bedrijfsstructuur (bijv. beoordeling, goedkeuring). Daarnaast bepaalt u door welke medewerker de betreffende verwerkingsstap wordt uitgevoerd. Ongeacht de workflowdefinitie kunt u een taak delegeren aan een andere gebruiker voor verwerking.
  

Makkelijker boeken met het digitale factuurbewijs

• Boek direct de factuur met de gelezen/herkende gegevens
• Negeer herkende factuurgegevens en voer eenvoudige factuur in met 1 boekingsregel
• bekijk met één klik de in het bouwdossier opgeslagen pakbondocumenten om de binnenkomende facturen te controleren
• voor de overdracht van LV-gegevens en stamgegevens, automatisch zoeken en voorstellen van de juiste voorberekeningen, materiaalitems en installaties op basis van de uitgelezen/herkende serviceaanduiding (1 klik, geen zoekterm intypen)
• Wijs met 1 klik alle overeenkomende pakbonboekingen uit de definitieve berekening toe
• Automatische gegevensvergelijking bij het handmatig toewijzen van pakbonboekingen met de optie om de geregistreerde pakbonboeking te corrigeren/bij te werken

Taken elektronisch verwerken

• Tekst en digitale postzegels toevoegen
• Tekst / tekstgedeelten in kleur markeren
• "plak op" digitale post-its
• Stuur berichten naar de volgende processor via de feed
• Kennisgeving van ontvangst van nieuwe taken

Demoversie / abonnement

• U kunt de digitale inbox aanschaffen via een abonnement. U kunt zich op elk moment inschrijven in de cloudmanager van uw BUSINESS-Sluit of annuleer het programma.
• Voordat je een abonnement afsluit, kun je een demoversie bestellen en 30 dagen gratis kennismaken met de digitale inbox.
• Als de demo-versie wordt besteld of een abonnement wordt genomen op een werkplek, is de digitale inbox in het netwerk beschikbaar voor alle gebruikers.

• DATAflor BUSINESS Versie 2021 of hoger
  
  
• DATAflor BUSINESS-Netwerk installatie
  Een BUSINESS- Installatie voor één gebruiker kan worden gedaan met de ondersteuning van het DATAflor Service kan worden omgezet in een netwerkinstallatie. Stuur ons hiervoor een vraag over de Ondersteuningstool.
  
  
• DATAflor Servicecontract
  
  
• Nodig zijn BUSINESS-Modules:
  
  
  • DATAflor DMS
    De digitale inbox is een uitbreiding van de DATAflor Bouwbestand.
    
    
  • Nacalculatie, Besturen 1, Besturen 2 of ZV-crediteuren
    Voor het invoeren van leveranciersfacturen en het evalueren van de ingevoerde leveranciersfacturen in de digitale inbox.
    
    
• internet-verbinding
  
  • Om de bestanden te verwerken, worden de bestanden versleuteld en via uw internetverbinding via het HTTPS-protocol naar de cloudservices van Microsoft verzonden. Voor betrouwbaar werken met de digitale inbox is een stabiele internetverbinding vereist.
    
    
• Scanner - voor het digitaliseren van papieren documenten
  
  • TWAIN-compatibele scanner
  • TWAIN 2-compatibel stuurprogramma

Stel een digitale inbox in