E-factuur Duitsland / Nederland

Een e-factuur is een volgens nauwkeurige specificaties gestructureerd gegevensbestand dat in elektronisch formaat wordt aangemaakt, verzonden en ontvangen. Daarnaast moet automatische verdere verwerking van het datapakket mogelijk zijn. De inhoud en het formaat van het gegevensbestand voor e-facturen zijn in heel Europa gestandaardiseerd (Europese norm EN 16931).

Het formaat ZUGFeRD is een hybride formaat voor e-facturen waarin naast het XML-bestand een door mensen leesbare pdf wordt gemaakt.

• ZUGFeRD 2.1.1 is compatibel in het XML-gedeelte met X-factuur (komt overeen met EN 16931)
• ZUGFeRD 2.1.1 is het uitvoerformaat van versie BUSINESS 2021 (als volledige pdf in het uitvoertype ZUGFeRD, of als XML-bijlage in het uitvoertype X-factuur)
• ZUGFeRD 2.1 is niet opwaarts of neerwaarts compatibel met 2.1.1 - deze editie wordt ondersteund door BUSINESS niet ondersteund
• ZUGFeRD 1.0 is niet opwaarts of neerwaarts compatibel met 2.1.1 - deze editie wordt ondersteund door BUSINESS niet ondersteund

Het X-Invoice-formaat bestaat uitsluitend uit gestructureerde data in XML (eXtensible Markup Language). Om de X-Invoice te versturen, worden zowel het XML-bestand als een PDF-voorbeeld naar het e-mailprogramma gestuurd.

De e-factuur NL is de landspecifieke uitbreiding van de EU-norm EN 16931 voor Nederland. Ook dit formaat gebruikt gestructureerde data uitsluitend in XML (eXtensible Markup Language). Om de e-factuur NL te versturen, worden zowel het XML-bestand als een PDF-voorbeeld naar het e-mailprogramma gestuurd.

Peppol BIS Billing is het standaardformaat voor elektronische facturen binnen het Peppol-netwerk. Het is gebaseerd op UBL (Universal Billing). Business De taalstandaard (ISO/IEC 19845:2015) voldoet aan de eisen van de Europese standaard voor elektronische facturering. Het formaat wordt gebruikt voor facturen tussen bedrijven en overheidsinstanties in heel Europa.
Het XML-bestand wordt via een bestandsupload aangeleverd.

Om e-facturen te maken, moet u de BUSINESS bepaalde instellingen (bijv. routing-ID, Peppol-ID, IBAN en btw-ID) als Vereisten maken. Op deze pagina leggen we de verplichte informatie uit en de informatie die alleen bepaalde klanten nodig hebben.

Om een ​​e-factuur te maken, moet het type probleem in Afdrukbeheer Deze formaten zullen worden gewijzigd. Momenteel zijn de formaten ZUGFeRD, X-Rechnung, E-Rechnung NL en Peppol BIS Billing beschikbaar. Het enige verschil is dat bij het uitvoertype ZUGFeRD, naast het XML-bestand, een PDF-bestand als bijlage aan de gegenereerde e-mail wordt toegevoegd. Deze PDF bevat dan het XML-gedeelte als bijlage.

Voor e-facturatie kunt u ook de formulierinstellingen openen vanuit Afdrukbeheer. De volgorde en groepering van de gegevensvelden is gebaseerd op de structuur van de e-factuur. Alleen de gegevensvelden die relevant zijn voor het afdrukken van een e-factuur worden weergegeven.

Bovendien zijn de gegevensvelden BT-nr. gemarkeerd. BT-velden (Business Begrippen zijn centrale onderdelen van de e-factuur volgens de Europese norm EN 16931. Ze definiëren uniforme gegevensstructuren; zo wordt bijvoorbeeld het btw-nummer van de klant altijd toegewezen aan btw-veld 48. Dankzij de extra markering met het btw-nummer kunt u beter inspelen op e-factuurspecifieke vereisten van de klant.

De sjablonen en automatismen van het nieuwe Afdrukbeheer worden gebruikt.

Voor e-factuuruitvoer X-factuur, E-factuur NL en Peppol BIS-facturering een speciale Drukvariant Dit bevat alle e-factuurrelevante gegevensinhoud die tijdens de uitvoer naar de XML-bestanden wordt geschreven.

• De zogenaamde Controleweergave Maakt interactieve factuurvisualisatie mogelijk tijdens het afdrukken, waardoor ontbrekende of onjuiste gegevens vóór het afdrukken kunnen worden geïdentificeerd. De extra markering van de gegevensvelden met het bijbehorende factuurnummer is hierbij ook nuttig.
• De Controleweergave maakt het mogelijk vergeleken met de Visuele kopie (zie het volgende hoofdstuk 'Opname in het Bouwdossier') een weergave van de factuur zoals u en uw opdrachtgever die gewend zijn. Alleen de factuurkop is gestandaardiseerd en bevat alle relevante gegevens uit de XML.
• Voor het versturen van de X-Factuur en E-Factuur NL worden zowel het XML-bestand als het controleoverzicht.pdf naar het e-mailprogramma overgezet.
• Voor het uploaden van bestanden in het Peppol BIS-factureringsformaat is alleen het XML-bestand beschikbaar.
• De printversie van de controleweergave is permanent toegewezen aan de uitvoertypen X-Factuur, E-Factuur NL en Peppol BIS-facturering. Het gebruik van aangepaste printversies is niet mogelijk om consistentie tussen de XML- en PDF-bestanden te garanderen. Bestaande Drukprofielen kunnen zonder fouten worden hergebruikt.
• Im Formulier manager Het is mogelijk om uw eigen om een ​​printvariant af te leidenU kunt bijvoorbeeld uw bedrijfslogo toevoegen aan deze aangepaste controleweergave. Wilt u uw eigen afdrukversie gebruiken voor de controleweergave, dan kunt u dat doen in de Drukprofielen Wijs X-factuur, E-factuur NL en Peppol BIS-facturering toe.
  

Voor e-facturen is de archivering in het bouwdossier gestandaardiseerd.

• Het hoofddocument van een e-factuur is altijd het XML-bestand. Dit is bindend en onveranderlijk volgens de Duitse gedragscode (GOBD).
• Bij het opslaan van het XML-bestand wordt een Visuele kopie Deze weergavekopie wordt gegenereerd door een externe service die de XML-bestandsgegevens gemakkelijker leesbaar maakt.
• Als de externe service voor het maken van de weergavekopie niet beschikbaar is, ontvangt u een melding. U kunt vervolgens een weergavekopie in het constructiebestand opvragen via het contextmenu met de rechtermuisknop.
• De visuele kopie wordt gemaakt als de eerste versie van het XML-bestand en wordt gemarkeerd met het PDF-symbool.
• Bij het verwerken van uitgaande facturen wordt ofwel de complete ZUGFeRD PDF (die u naar de factuurontvanger stuurt) ofwel de controleweergave van de X-factuur, E-factuur NL of het Peppol BIS-factuurformaat automatisch als tweede versie opgeslagen.
• In de toekomst zal de inhoud van e-facturen zichtbaar zijn zonder dat er externe programma's nodig zijn en bruikbaar zijn voor de dagelijkse werkzaamheden op kantoor of op de bouwplaats.
• Formeel zijn het controleoverzicht en het zichtexemplaar zogenaamde meervoudige kopieën van de originele factuur.
  

Archiveren van uitgaande facturen als versies in het bouwdossier:

Indienen in het bouwdossier met weergave van de zichtkopie:

U kunt bij het afdrukken van uw e-factuur bestanden als bijlage toevoegen. Deze worden rechtstreeks via de afdrukinstellingen ingevoegd. De bijlagen worden direct in het XML-bestand geschreven. De volgende formaten worden ondersteund: JPG, PNG, PDF, PDF-A, XLSX, CSV en ODS. U kunt meerdere bestanden als bijlage toevoegen. Houd rekening met de maximale bestandsgrootte voor het XML-bestand van uw klant.

In het bouwdossier worden e-facturen met bijlagen gemarkeerd met een paperclip. U kunt de beschikbare bijlagen bekijken in het voorbeeldvenster van het bouwdossier met behulp van een vervolgkeuzelijst.

Indien nodig kunt u via het contextmenu dat verschijnt met de rechtermuisknop de bijlagen uit de XML exporteren en in het bestandssysteem opslaan.

De gestructureerde XML-gegevens tonen momenteel alleen het btw-bedrag voor het gehele bouwproject. Overeenkomstige velden voor de weergave van btw voor reeds ontvangen betalingen zijn nog niet opgenomen in de e-factuur.

Het Bondsministerie van Financiën (BMF) heeft in zijn aanvraagbrief van 15 oktober 2024 op dit punt rechtszekerheid gecreëerd voor factuuropstellers en factuurontvangers.

Het Bondsministerie van Financiën verduidelijkt in paragraaf 3.4 Eindafrekening of restfactuur voor eerder uitgereikte voorschot- en aanbetalingsfacturen (punten 47 en 48) dat het geen bezwaar zal maken ... indien een eindafrekening die uiterlijk 31 december 2027 als e-factuur is uitgereikt, een bijlage in de zin van paragraaf 14.8 lid 8 nummer 2 UStAE als ongestructureerd bestand in de e-factuur bevat.

Wij voldoen aan dit besluit als volgt:

• Vanaf versie 2026 wordt bij het genereren van de e-factuurformaten X-Invoice, E-Invoice NL en Peppol BIS Billing het bestand control view.PDF automatisch als bijlage (document ter ondersteuning van de factuur) aan het XML-bestand toegevoegd.
• Hierbij hoort ook de betalingsspecificatie met de BTW over de eerder ontvangen betalingen.
• De bovenstaande procedure is van toepassing op tussentijdse facturen vanaf het 2e AR, evenals op deel- en eindfacturen in de cumulatieve procedure.
• Mits programmaparameter 70.20.160 Presentatie van de factuurvoettekst is ingesteld op de waarde 1 of 2.

Nadat u de e-factuur hebt aangemaakt, kunt u deze, ongeacht het uitvoerformaat, opnieuw afdrukken via uw account op de bouwplaats. Zowel PDF- als XML-bestanden zijn hiervoor beschikbaar. U kunt de afdrukoptie openen door met de rechtermuisknop te klikken.

¹ Centraal federaal factuurontvangstplatform (ZRE)
² Online toegang tot wet-compliant factuurontvangstplatform (OZG-RE)

Er zijn verschillende termen en afkortingen die verband houden met het onderwerp e-facturering. In deze Glossar wij leggen u de meest voorkomende termen uit.

Afdrukbeheer
Vereisten voor e-facturen
Verklarende woordenlijst van e-facturen