E-factuur Federaal Oostenrijk

Om de programmafunctie te gebruiken e-factuur aan de BUND moet u de stamgegevensadressen aanpassen DATAflor BUSINESS.

Het wijzigen van de adressen is alleen nodig voor uw klanten die ook een e-factuur bij u aanvragen.

Het deponeren van de programmacontrole op het adres van de klant is standaard en kan per e-factuur individueel worden aangepast.

DATAflor BUSINESS gebruikt het “uploadsysteem” om facturen in te dienen, d.w.z. de e-factuur wordt gegenereerd als een XML-bestand en moet handmatig worden gelezen of geüpload naar het BUND-portaal. De BUND controleert op formaatfouten zodra het bestand wordt ingelezen en maakt een feedbackbestand aan, dat naar het opgegeven e-mailadres van de afzender wordt verzonden.

U dient de inhoud van deze antwoordmail te controleren. Daarom wordt de e-factuur doorgaans pas aangemaakt na een “echte afdruk” van de betreffende uitgaande factuur.

De BUND verwacht de e-factuur in een gedefinieerd formaat, dat op zijn beurt enkele functies biedt DATAflor BUSINESS uitgesloten, of de inhoud wordt gewijzigd bij het inlezen.

Deze functies worden hieronder beschreven.

Huidige gebruikerslicentie voor het product E-factuur (Oostenrijk) uitbreiden, importeren en activeren voor elke klant.

Onder adres/gegevens/klant/leveranciernr. Uw door BUND toegekende leveranciersnummer wordt ingevoerd. Er zijn acht cijfers.

Selecteer onder Adres / Details / Klant / e-Invoice de optie "e-Invoice naar de BUND (Oostenrijk)"

Het door de geregistreerde gebruiker opgeslagen e-mailadres wordt gebruikt als e-mailadres voor de antwoord-e-mail van BUND.
Het e-mailadres wordt ingesteld onder Internet / E-mail onder Adressen / Medewerkers / tabblad Details / tabblad Adres. Als er voor dit adres meerdere e-mailadressen zijn ingesteld, wordt altijd het hoofdadres “E-mail” gebruikt.

Bij Projectbeheer / Order LV / Order vult u in plaats van het gebruikelijke LV-nummer in. het daadwerkelijke bestelreferentienummer.



Momenteel zijn er minimaal vier verschillende varianten bekend binnen de bestelreferentie. We leggen de varianten uit omdat niet elke orderreferentie ook een positiereferentie vereist:

bijv. B. 4700000001 (bestelnummer van het HV-systeem). In dit geval moet de bestelling minimaal één bestelitem bevatten. Een factuuritem moet altijd verwijzen naar een orderitem. Met het ordernummer wordt de e-factuur automatisch direct aan de order en daarmee aan de bestellende organisatie in het HV-systeem toegewezen en wordt er een volledig geregistreerd factuurdocument gegenereerd.

bijv. 4700000001:Z01 (bestelnummer van het HV-systeem). Deze variant is vooral relevant in verband met verzamelfacturen (die nog niet door ER>B worden ondersteund). In dit geval moet de bestelling minimaal één bestelitem bevatten. Een factuuritem moet altijd verwijzen naar een orderitem.

bijv. B. Z01 (inkoopgroep - ECG) Het ECG is de kleinste organisatorische, financiële eenheid in het HV-systeem. Bij de factuurartikelen hoeven geen orderartikelnummers te worden opgegeven. Met de ECG wordt de e-factuur automatisch toegewezen aan de bestellende organisatie in het HV-systeem en wordt er een gedeeltelijk geparkeerd factuurdocument gegenereerd.

bijv. B. Z01:111599-0099-V-3-2099 (ECG: interne referentie). De inkoopgroep en de interne referentie moeten worden gescheiden door een dubbele punt zonder spaties. De interne referentie kan een dossiernummer, een contractnummer of ook een bestelnummer zijn (in dit geval is de factuur echter niet automatisch gerelateerd aan de bestelling). Bij de factuurartikelen hoeven geen orderartikelnummers te worden opgegeven.

Indien het nodig is dat u niet alleen een bestelreferentie, maar ook een bestelartikelnummer moet opgeven, dient u eerst de “LV-basisgegevens” in te stellen.

De controle op het gebruik van de bestelartikelnummers vindt alleen plaats in het latere afdrukdialoogvenster, voordat het XML-bestand wordt aangemaakt.

Alleen wanneer de optie “Gebruik factuurartikelnummer als bestelartikelnummer” is aangevinkt, wordt het bestelartikelnummer toegevoegd aan het XML-bestand.

Het BTW-nummer van de factuuruitgever wordt alleen ingevoerd in het gegevensveld in het afdrukdialoogvenster voordat het XML-bestand wordt aangemaakt.

• Stel de factuurontvanger in.
• Voer uw e-mailadres in voor de antwoord-e-mail
• Maak zoals gewoonlijk uw uitgaande factuur aan DATAflor BUSINESS
• Houd rekening met de regels van e-factureren
  • Hiërarchie structuur
  • Positielengte en compositie, etc.
• Bij het aanmaken van de uitgaande factuur wordt besloten of er ook een e-factuur wordt aangemaakt. Vink vóór het afdrukken de optie ‘E-factuur maken’ aan.

• Nadat de factuur is afgedrukt, verschijnt dit dialoogvenster voor het maken van de e-factuur:

Deze dialoog heeft vooral een controlefunctie. De weergegeven velden geven een overzicht van de verplichte velden die nodig zijn om de e-factuur aan te maken.
Controleer de gegevensvelden op inhoud en volledigheid. De gegevens zijn meestal vooraf toegewezen, maar sommige ervan kunnen in dit masker worden gewijzigd.
U kunt de bestandsnaam gebruiken om het opslagpad van het XML-bestand in te stellen. Door op “Aanmaken” te klikken wordt de e-factuur aangemaakt.

• Door op “Aanmaken” te klikken kunt u de e-factuur in XML-formaat aanmaken. Als u “Map openen na voltooiing” aanvinkt, kunt u het bestand direct verwerken.
• Voer het XML-bestand in het “erb”-portaal in volgens hun specificaties.
• Door de herhaalde afdruk in de bouwplaatsaccount ontstaat niet alleen nog een kopie van de factuur, maar kan ook een kopie van de e-factuur worden gegenereerd.
• Achteraf controleren van alle e-facturen is mogelijk via het uitgebreide bouwplaatsaccount.

Onder de tabbladen “Openstaande posten” en “Facturen” in het uitgebreide bouwplaatsaccount staan ​​de extra kolommen: Orderreferentie – Leveranciersnummer – E-mail – Aanmaakdatum – Accountgegevens. Deze informatie wordt opgeslagen voor de betreffende factuur.
Bij het bekijken van een klantaccount krijgt u een overzicht van alle e-facturen. De kolomkoppen kunnen afhankelijk van de licentie worden gesorteerd en gefilterd.

DATAflor BUSINESS heeft een zeer uitgebreid dienstenpakket als het gaat om bouwboekhouding.
De BUND in Oostenrijk vereist verplichte elektronische facturering voor haar federale kantoren en heeft een overeenkomstige formaatbeschrijving gespecificeerd.
Helaas kan een e-factuur aan de BUND niet de volledige reikwijdte ervan omvatten DATAflor BUSINESS proces. Om ervoor te zorgen dat u uw e-facturen succesvol bij BUND kunt indienen, vragen wij u de volgende regels in acht te nemen:

• Bestelreferentie:
  Per factuur kunt u slechts één bestelreferentie gebruiken. Als uw dienst meerdere bestelreferenties bevat, moet u aparte e-facturen aanmaken. U hoeft het LV-nummer niet elke keer te wijzigen (gegevensveld voor de bestelreferentie). U kunt de betreffende bestelreferentie ook handmatig toekennen in het latere afdrukdialoogvenster voordat u het XML-bestand aanmaakt.
  
  
• De Prestatietekst van de factuuritems wordt teruggebracht tot de eerste regel en alleen weergegeven met een maximum van 55 tekens.
  
  
• LV-structuur A:
  • Als de bestelreferentie GEEN bestelartikelnummer vereist, kunt u twee hiërarchieniveaus gebruiken (titel+artikel).
  • Aanbeveling: de titel met één cijfer en de posities met twee cijfers.
  • Let op: Het titeltotaal wordt niet langer gevormd door BUND na de import; er is slechts één factuurtotaal.
    
    
• LV-structuur B:
  • Als de orderreferentie echter het orderartikelnummer vereist, kunt u GEEN hiërarchieniveaus gebruiken.
  • Aanbeveling – schakel de hiërarchieniveaus in de LV-basisgegevens uit en stel de cijferlengte van de posities in op maximaal 3 cijfers.
    
    
• Aanvullende aanbiedingen moet dezelfde LV-structuur hebben als de hoofd-LV.
  
  
• Korting op de gehele LV wordt zowel positief als negatief beoordeeld in het eindtotaal en wordt in de antwoordmail apart vermeld als “aftrek” of “toeslag”.
  
  
• een Toeslag op titel corrigeert direct de getroffen posities van de titel.
  • In de bijlage bij de e-factuur staat per post de correctie vermeld.
    
    
• een Toeslag voor de laatste positie corrigeert ook de getroffen posities.
  • In de bijlage bij de e-factuur staat per post de correctie vermeld.
    
    
• Behoud van dekking op deelfacturen en Vrijgave van aansprakelijkheid wordt niet afzonderlijk op de e-factuur vermeld.
  • waarschuwing: Bij eventuele toegekende betalingsvoorwaarden wordt echter wel rekening gehouden met de inhoudingen op de dekkings- of aansprakelijkheidsreserves!
  • Aanbeveling: Als u beide elementen wilt gebruiken, kunt u ook de gegevens van het betreffende verlof in de voettekst invullen.
    
    
• Bankrekening: Controleer uw bankgegevens die in ons bestand staan DATAflor BUSINESS.
  • Voor de e-factuur zijn actuele bankgegevens nodig. De belangrijkste bankgegevens staan ​​hieronder vermeld Programmagegevens / bedrijfsgegevens / financiële administratie / banken gebruikt
  • De gegevensvelden IBAN en BIC zijn verplicht.
    
    
• Het factuurtype Gedeeltelijke eindfactuur wordt niet ondersteund in e-facturen. Deelfacturen en eindfacturen kunt u alleen als e-factuur indienen.
  
  
• Negatief factuurbedrag is niet toegestaan ​​en wordt direct geïnterpreteerd als een creditnota.
  
  
• Beoordeling op deelfacturen en eindfacturen:
  • Het weergegeven factuurbedrag komt overeen met de betreffende waardestijging.
  • Het algehele prestatieniveau wordt alleen netto weergegeven in het ontvangende systeem.
    
    
• betaling in termijnen wordt niet ondersteund door e-facturen.
  
  
• Brutofactuur of bruto LV: Een e-factuur kan alleen worden gegenereerd met een “netto LV” omdat ebInterface 4.1 alleen nettowaarden verwacht voor verwerking. Een extra herberekening van de nettowaarden uit een bruto LV veroorzaakt alleen maar onnodige afrondingsverschillen. Een ‘netto LV’ betekent dat de btw-procedure is ingesteld op ‘één belastingtarief exclusief’ of ‘meerdere belastingtarieven exclusief’.
  
  
• Meerdere belastingtarieven: U kunt ook een e-factuur aanmaken met meerdere belastingtarieven tegelijk, tenminste met een exclusieve belastingprocedure.
  
  
• Factorposities U kunt er gebruik van maken, maar de weergave in de e-factuur is verkleind.
  Een voorbeeld: U factureert voor het maaien van het gazon. 100 m² aan € 0,10 per m² en dat als factor dankzij 12 bezuinigingen. In BUINESS zou dit 12 x 100 m² x € 0,10 EP = € 120 zijn. In de e-factuur worden de factoren direct vermenigvuldigd met de hoeveelheid; in ons voorbeeld staat in de kolom Aantal een hoeveelheid van 1200 m² (12 secties x 100 m²).
  
  
• Beplantingslijsten je kan ook gebruiken. De afzonderlijke items van een beplantingslijst worden op analoge wijze afgedrukt op de e-factuur. Hetzelfde positienummer van de afzonderlijke artikelen dient als identificatiekenmerk.
  
  
• Korting: Wij raden u aan slechts één kortingspercentage te gebruiken op uw uitgaande factuur. Het gebruik van contantkorting 1+2 wordt door de BUND anders geïnterpreteerd bij e-facturering.
  
  
• De bron van de hoeveelheid voor facturering
  • Bewijs van hoeveelheid heeft geen invloed op het aanmaken van een e-factuur. De cross-item-link, bijvoorbeeld door gebruik te maken van ‘hetzelfde als artikel’, heeft geen invloed op het artikelnummer van de bestelling.
  • Bestelhoeveelheid en Hoeveelheid aanpak kan zonder beperkingen worden gebruikt.
  • Forfaitaire rekeningen U kunt er alleen gebruik van maken als u geen bestelartikelnummer gebruikt. De forfaitaire factuur DATAflor BUSINESS heeft geen artikelnummer of artikelbedragen en is daarom niet converteerbaar, ongeacht het gebruik van de bestelartikelnummers.

    Gebruik de forfaitaire facturen alleen in combinatie met de twee bestelreferenties: alfanumerieke waarde van 3 cijfers, b.v. B. Z01 EN alfanumerieke waarde van 3 cijfers met extra interne referentie, b.v. Bijvoorbeeld Z01:111599-0099-V-3-2099

  • Het factuurtype Vast tarief (percentage van bestelhoeveelheid) is een uitzondering, omdat hier de forfaitaire functie alleen betrekking heeft op de hoeveelheden van het betreffende artikel. De afdrukafbeelding lijkt meer op afdrukken volgens normale aangeboden hoeveelheden en kan daarom worden geconverteerd.